W Polsce istnieją dwa podstawowe identyfikatory podatkowe: Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) i Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności (PESEL). Identyfikatory te służą do rozpoznawania osób fizycznych i prawnych w kontaktach z administracją publiczną. W jakich okolicznościach te numery są wymagane i czy posiadanie NIP jest obowiązkowe dla każdego?
/ 123RF/PICSEL
Czym jest numer PESEL?
Numer PESEL jest unikalnym jedenastocyfrowym identyfikatorem nadawanym każdej osobie fizycznej zamieszkałej na terenie Polski.
Składa się z zakodowanej daty urodzenia, numeru seryjnego, oznaczenia płci i cyfry kontrolnej. PESEL jest podstawowym identyfikatorem obywateli polskich i niektórych cudzoziemców zarejestrowanych na pobyty dłuższe niż 30 dni.
Osoby, które nie mogą się zarejestrować, ale potrzebują numeru PESEL (np. w celu uzyskania dostępu do publicznej służby zdrowia), mogą złożyć wniosek w dowolnym urzędzie gminy.
Czym jest numer identyfikacji podatkowej (NIP)?
Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) to dziesięciocyfrowy kod służący do identyfikacji podatników, płatników i inkasentów podczas kontaktów z organami podatkowymi.
NIP jest nadawany przez naczelnika urzędu skarbowego i jest wymagany w dokumentach związanych z obowiązkami podatkowymi. W przeciwieństwie do numeru PESEL, nie każdy jest zobowiązany do posiadania NIP . Kiedy PESEL jest w pełni wystarczający.
Reklama
Kiedy warto używać numeru PESEL?
Numer PESEL pełni funkcję identyfikatora podatkowego dla osób fizycznych, które:
- nie prowadzić działalności gospodarczej,
- nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT,
- nie są podatnikami,
- nie płacą składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Osoby takie nie mają obowiązku składania oświadczeń identyfikacyjnych, a w kontaktach z urzędem skarbowym mogą posługiwać się wyłącznie numerem PESEL.
Kiedy numer identyfikacji podatkowej jest potrzebny?
Numer Identyfikacji Podatkowej jest niezbędny dla osób, które:
- posiadać firmę,
- są zarejestrowanymi podatnikami VAT,
- są podatnikami,
- płacić składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
W takich przypadkach NIP służy jako identyfikator w dokumentach podatkowych, w tym deklaracjach, oświadczeniach lub informacjach składanych w urzędzie skarbowym. Bez niego obsługa większości spraw urzędowych staje się niemożliwa , a nawet więcej.
Przedsiębiorcy wykorzystują numer NIP w bankach i w kontaktach z innymi instytucjami. Numer NIP jest kluczowy przy wystawianiu faktur i pobieraniu faktur wydatków.
Jak uzyskać numer identyfikacji podatkowej?
Aby uzyskać numer identyfikacji podatkowej, osoba fizyczna musi złożyć wniosek o nadanie numeru identyfikacyjnego na formularzu NIP-7 w urzędzie skarbowym właściwym dla swojego miejsca zamieszkania.
Formularz ten można znaleźć na stronie internetowej Biznes.gov.pl. Wniosek należy złożyć przed podjęciem jakichkolwiek czynności podlegających opodatkowaniu lub w terminie składania pierwszego zeznania podatkowego.
Aktualizacja informacji w NIP
W przypadku zmiany danych, takich jak imię, nazwisko, adres lub numer rachunku bankowego, podatnik zobowiązany jest do złożenia powiadomienia o aktualizacji za pomocą formularza NIP-7 w ciągu 7 dni od zaistnienia zmiany. Może również dokonać niezbędnych modyfikacji, aktualizując swój wpis w CEiDG online.
Stosowanie NIP i PESEL w praktyce codziennej
Należy podkreślić, że numer PESEL jest wystarczający dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, nieprowadzących działalności gospodarczej i niebędących podatnikami VAT.
Natomiast osoby fizyczne prowadzące własną działalność gospodarczą, zarejestrowane jako podatnicy VAT lub płacące składki na ubezpieczenie społeczne muszą posługiwać się numerem identyfikacji podatkowej.
Konsekwencje użycia nieprawidłowego identyfikatora
Podanie nieprawidłowego numeru NIP w dokumentach składanych w urzędzie skarbowym może skutkować błędami w rozliczeniach podatkowych.
Przykładowo osoby nieprowadzące działalności gospodarczej powinny posługiwać się numerem PESEL, a nie NIP (nawet jeśli został im on wcześniej nadany). Błędy w identyfikatorach mogą skutkować koniecznością składania poprawek i wydłużeniem procesu rozliczeń.
Mikrorachunek podatkowy i identyfikator podatkowy
Od 1 stycznia 2020 r. każdy podatnik ma indywidualny mikrorachunek podatkowy do dokonywania płatności związanych z podatkami PIT, CIT i VAT. Numer mikrorachunku jest generowany na podstawie numeru PESEL lub NIP, w zależności od tego, czy podatnik prowadzi działalność gospodarczą.
