W jaki sposób innowacyjne biuro wzmacnia pozycję rynkową przedsiębiorstwa?

„`html

Autor: Magdalena Zagrodnik, Co-Owner, Head of HR & Marketing & Public Relations w Walter Herz

Design, rozplanowanie przestrzenne oraz jakość otoczenia w miejscu pracy stają się obecnie zasadniczym elementem kultury firmy, jak również ważnym aspektem w zarządzaniu i kreowaniu przewagi konkurencyjnej

W erze pracy hybrydowej biuro zyskało nową funkcję. Właśnie w nim urzeczywistnia się kultura korporacyjna, renoma przedsiębiorstwa oraz troska o pracowników. Firmy, które rozumieją jego obecną rolę postrzegają biuro nie tylko jako koszt, ale jako strategiczne narzędzie do zwiększania zaangażowania, zadowolenia i przewagi konkurencyjnej.

Uważam, że aktualnie biuro to narzędzie HR o strategicznej wadze. Właściwe wykorzystanie przestrzeni wspiera nie tylko codzienną wydajność, lecz również staje się składnikiem budowania identyfikacji i image firmy, co umożliwia rekrutację i utrzymanie talentów. Dobrze opracowane biuro umacnia współpracę, transparentność i integrację. W obecnych warunkach szybkich przemian miejsce pracy zyskało także nową wartość i warto na nowo określić jego rolę w strategii przedsiębiorstwa.  

Biuro jako strategiczny czynnik

Standard środowiska pracy i sposób zagospodarowania przestrzeni komunikują obecnie o tym, czy firma jest otwarta, elastyczna i empatyczna, czy też hierarchiczna i konserwatywna. Zatem, jak zaznacza raport Walter Herz – 26 trendów biurowych na 2026 rok – decyzje dotyczące kształtu biura nie powinny być domeną jedynie działów administracyjnych. To temat strategiczny, wymagający współdziałania działu HR, liderów zespołów i kierownictwa.

Organizacje, które są świadome obecnej roli miejsca pracy analizują aktualnie zwrot z inwestycji w biuro, nie tylko w aspekcie kosztu metra kwadratowego, ale również pod kątem wpływu przestrzeni na utrzymanie pracowników, zadowolenie i produktywność.

Analizy wykazują, że stosowna inwestycja w biuro zwraca się w postaci zredukowanej absencji, mniejszej fluktuacji i większego zaangażowania zespołu. HR może tutaj odgrywać ważną rolę, włączając parametry „miękkie” do konkretnych kalkulacji efektywności biura.

Komfort i wellbeing – czołowe komponenty employer brandingu

Pracownicy powracają tam, gdzie czują się dobrze. Osoby poszukujące pracy zwracają uwagę, czy otoczenie pracy wspiera samopoczucie, jak jest przygotowane do spotkań oraz w jaki sposób jego przestrzeń sprzyja integracji. Odpowiednio zaprojektowane powierzchnie ze strefami do odmiennych rodzajów pracy, z komfortową kuchnią z dostępem do światła dziennego, strefą eventową i miejscami do regeneracji, wykorzystujące najnowsze rozwiązania techniczne do komunikacji i realizacji spotkań stają się jednym z kluczowych elementów strategii employer brandingu. To przestrzeń, która mówi o organizacji więcej niż marketing. Biuro może więc realnie oddziaływać na skuteczność procesu rekrutacji i poziom lojalności pracowników.

Priorytetem przy aranżowaniu nowoczesnej przestrzeni biurowej nie jest już zatem wyłącznie pomiar efektywności metrażu, ale wygoda użytkowników. Ergonomiczne wyposażenie, optymalne oświetlenie i akustyka oraz strefy relaksu, miejsca do współdziałania i wypoczynku to dzisiaj elementy konieczne. Szeroko uwzględniane w przestrzeni są także poprawiające nastrój i koncentrację elementy biophilic designu – roślinność, drewno, czy inne materiały naturalne.  

Firmy, dążąc do zdobycia przewagi w rekrutacji uwzględniają także w planowaniu przestrzeni potrzeby osób z neuroróżnorodnością, aby sprostać wymaganiom różnorodnych grup pracowników.

Elastyczność – istotna dla odporności i rozwoju firmy

Środowisko pracy zmienia się obecnie szybciej niż okres najmu biurowego. Zatem organizacje coraz częściej wybierają elastyczny model, łączący klasyczne biura z powierzchniami typu flex lub coworkami. Umożliwia to szybsze reagowanie na przekształcenia organizacyjne i rozwój zespołów.
Takie rozwiązanie stwarza możliwość szybkiej ekspansji, reorganizacji czy testowania nowych lokalizacji, a jednocześnie minimalizuje ryzyko finansowe. Elastyczne biuro to również symbol kultury adaptacyjnej, wyraźny sygnał dla pracowników, że organizacja potrafi sprawnie dostosować się do uwarunkowań rynkowych.

Dzięki nowoczesnym technologiom biuro staje się także źródłem danych, które można wykorzystywać w celu podejmowania trafniejszych decyzji. Systemy rezerwacji stanowisk pracy, czujniki obecności czy analiza użytkowania sal konferencyjnych pozwalają ocenić, które strefy są rzeczywiście potrzebne.
Korelując te dane z rezultatami ankiet satysfakcji i spostrzeżeniami HR, można zbudować pełny obraz doświadczeń zespołu i na tej podstawie wprowadzać ważne zmiany.

ESG – odpowiedzialność i reputacja w praktyce

Ekologiczne biuro to już nie trend, ale konieczność. Rozwiązania zgodne z ESG, takie jak energooszczędne oświetlenie, certyfikaty ekologiczne, infrastruktura rowerowa czy monitoring zużycia mediów są coraz częściej oczekiwane nie tylko przez inwestorów, ale i przez personel.
Ponadto, odpowiedzialne podejście do otoczenia biurowego pozytywnie wpływa na wizerunek marki pracodawcy, ukazując, że firma troszczy się o ludzi i środowisko, a nie tylko o zysk.

Biuro stało się odzwierciedleniem firmy – prezentuje, kim jesteśmy, jak traktujemy ludzi i jak postrzegamy przyszłość. Dobrze zaprojektowane środowisko pracy wzmacnia kulturę, przyciąga talenty i tworzy trwałą przewagę w konkurencji o najlepszych pracowników. Obecnie, w erze elastyczności i modelu hybrydowego warto na nowo zdefiniować, czym dla organizacji jest biuro i jak ważny jest to wkład w kapitał ludzki.

Rekomendacje w punktach

1. Włącz biuro do strategii HR i employer brandingu – traktuj je jako inwestycję w kapitał ludzki, nie jako koszt.
2. Mierz poziom satysfakcji z biura i analizuj dane użytkowania – łącz perspektywę jakościową i ilościową.
3. Uwzględniaj dobre samopoczucie i potrzeby wszystkich grup pracowników przy projektowaniu przestrzeni.
4. Buduj elastyczność – zarówno w aranżacji biura, jak i formach najmu.
5. Wykorzystaj kooperację działu HR, Facility Management i zarządu w kształtowaniu koncepcji biura, aby tworzyć najkorzystniejsze dla firmy rozwiązania.

o Walter Herz

Walter Herz to czołowy, polski podmiot na rynku, działający w sektorze nieruchomości komercyjnych w Polsce. Firma oferuje kompleksowe i strategiczne usługi doradcze od 2012 roku. Eksperci Walter Herz doradzają inwestorom, właścicielom obiektów i najemcom. Gwarantują pełną obsługę zarówno przedsiębiorstwom z sektora prywatnego, jak i publicznego. Doradcy Walter Herz wspierają klientów w wyszukiwaniu i wynajmie powierzchni biurowych oraz świadczą usługi doradcze przy realizacji projektów inwestycyjnych w sektorze magazynowym, biurowym, handlowym i hotelowym.

Firma ma swą siedzibę w Warszawie i prowadzi biura regionalne w Krakowie i Trójmieście. Walter Herz jest pomysłodawcą Akademii Najemcy, pierwszego w Polsce projektu, który wspiera i edukuje najemców powierzchni komercyjnych z całego kraju poprzez organizację specjalistycznych spotkań szkoleniowych. Dbając o najwyższy poziom etyczny świadczonych usług wdrożyła Kodeks Dobrych Praktyk. 

W 2016 roku firma Walter Herz zdobyła nagrodę CIJ EUROPE w kategorii Rising Star of the Year. Otrzymała również tytuł Najlepszej Lokalnej Agencji Roku 2022 w konkursie CIJ AWARDS organizowanym w Polsce, a następnie triumfowała na poziomie regionalnym w Europie Środkowej i Wschodniej w konkursie podczas 8. edycji HOF Awards, uzyskując miano Best of the Best Local Real Estate Agency of the Year. W 2024 roku po raz drugi zdobyła nagrodę Best Local Real Estate Agency of the Year.

REKLAMA: REKLAMA: REKLAMA: „`