Szukanie godzinami informacji w przepastnych archiwach albo kopiowanie i przenoszenie danych między aplikacjami – tak wygląda rzeczywistość w wielu firmach. Z badań przeprowadzonych na terenie Unii Europejskiej wynika, że pracownik biurowy w korporacji wykonuje nawet ponad 1000 operacji „kopiuj-wklej” tygodniowo lub ponad 52 tys. rocznie.
Nawet milion operacji „kopiuj – wklej” wykonuje w ciągu roku 20-osobowy dział w przedsiębiorstwie – wynika z danych firmy ProcessMaker, specjalizującej się w automatyzacji. Przeanalizowała ona anonimowe dane z 4 mln urządzeń w organizacjach, które wcześniej wyraziły zgodę na przetwarzanie danych. Okazało się, że pracownik biurowy w Unii Europejskiej średnio aż 50 proc. swojego czasu poświęca na realizację powtarzalnych i mało kreatywnych czynności. To m.in. tworzenie i aktualizacja dokumentów w Wordzie czy Excelu. Według raportu aż 10 proc. czasu pracy zajmuje ręczne wprowadzanie danych – kopiowanie i przenoszenie ich pomiędzy aplikacjami takimi jak Excel czy systemami CRM lub ERP.
Syzyfowa praca wpływa na morale
Gdyby przeliczyć straty, jakie generuje dla firm taki sposób pracy, to byłyby one ogromne. Jednak zdaniem ekspertów nie chodzi tylko o straty finansowe.
– Odkąd sięgam pamięcią, a współpracuję z działami HR od ponad 20 lat, jeszcze nigdy firmy nie dostrzegały tak wielu problemów związanych z obniżeniem samopoczucia i efektywności pracowników – Katarzyna Kuciel, psycholożka życia zawodowego, mentorka i trenerka przywództwa happyworkinglife.pl. – To przede wszystkim efekt pandemii i pracy w modelu hybrydowym, na którą nie były przygotowane ani firmy, ani pracownicy. Do tego dochodzi automatyzm zadań. Praca, w której pracownicy nie widzą celu, powoduje prędzej czy później wypalenie zawodowe i wpływa na decyzję o odejściu z firmy, a to niesie konsekwencje dla obu stron – dodaje.
Sztuczna inteligencja zrobi to, czego pracownik nie chce
Z badań ProcessMaker wynika, że pracownik biurowy spędza 1,5 godziny w tygodniu na wyszukiwaniu i organizowaniu plików w folderach, natomiast 2,5 godziny na obsługę aplikacji e-mail. Tych powtarzalnych czynności jest znacznie więcej. Firmy coraz częściej zdają sobie z tego sprawę i obok działań poprawiających dobrostan pracowników, szukają wsparcia w sztucznej inteligencji, delegując jej zadania, których pracownicy wykonywać nie chcą, albo które z powodzeniem można zautomatyzować. Przykładem może być Klarna, szwedzki fintech, który wdrożył chatbota opartego na AI. Firma pochwaliła się, że obsługuje on już dwie trzecie wszystkich czatów związanych z obsługą klienta, a wirtualny asystent uzyskuje oceny satysfakcji klientów na tym samym poziomie, co ludzie.
Klarna jest jedną z pierwszych firm, które zintegrowały technologię ChatGPT firmy z wtyczką do zakupów. Dziś jej asystenci AI dostępni na 23 rynkach mówią w 35 językach i z powodzeniem obsługują różne zadania, w tym zwroty, anulowanie zamówień, a nawet rozwiązują spory.
Pomoże napisać maila i podsumuje spotkanie
Eksperci zwracają uwagę, że w firmach zmienia się podejście do sztucznej inteligencji. Powód jest prosty – część firm w ostatnim czasie zainwestowało w AI spore pieniądze licząc na szybki zwrot z inwestycji. W przypadku zaawansowanych projektów to nawet 5 do 20 mln dolarów. Dlatego zdaniem analityków, nawet 30 proc. z nich zostanie do końca 2025 r. zawieszonych na etapie proof of concept – z powodu niskiej jakości danych, ryzyka, nieprzewidywalnych kosztów i trudnej do zdefiniowania wartości biznesowej.
– Na popularności zyskują rozwiązania, które łatwo się integrują oraz są szybko przyswajalne przez użytkowników. Przykładem może być usługa Copilot dla Microsoft 365, która użytkownikom pakietu Office 365 pomoże napisać maila, podsumuje spotkanie, tworzy dokument w Wordzie czy szablon prezentacji w PowerPoint. Korzyści są ogromne i policzalne, ponieważ wpływają na efektywność pracy, skracając czas realizacji zadań – tłumaczy Michał Makowski, Senior Solution Manager z NTT DATA – firmy, która pomaga wdrażać i adoptować sztuczną inteligencję w codziennej pracy.
Bot na życzenie
Niektóre firmy idą dalej i tworzą własne boty.
– Są to zazwyczaj proste rozwiązania low-code lub no-code, czyli niewymagające umiejętności programowania – tłumaczy Łukasz Piotrowicz z Crayon. – Coraz częściej tworzone są boty dziedzinowe. Działy prawne, HR czy finansów tworzą rozwiązania dedykowane wyłącznie dla siebie i wąsko wyspecjalizowane. Taki bot nie odpowie na pytanie, ile km ma księżyc, ale np. wyszuka potrzebną informację w 300-stronnicowej instrukcji albo oceni czy dane na ulotce suplementu diety są zgodne z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Człowiekowi zajmie to kilkanaście minut, wirtualnemu asystentowi zaledwie kilka sekund. To niesłychanie poprawia komfort i szybkość pracy.
Zaletą takich rozwiązań jest przewidywalność kosztów i możliwość stworzenia bota bez potrzeby działu IT. – Za pomocą aplikacji, takie rozwiązanie może sobie „wyklikać” menedżer działu. Określić zadanie bota, jego nazwę, źródła informacji, z których ma korzystać, itd. przy pełnej transparentności kosztów – dodaje Łukasz Piotrowicz.
Coraz więcej wirtualnych asystentów
Według firmy doradczej Mordor Intelligence wartość rynku inteligentnych wirtualnych asystentów wzrośnie z 14,77 mld USD w 2024 r. do 60,83 mld USD w 2029 r., czyli o blisko 33 proc. rdr. Zdaniem analityków decydujący wpływ na tak szybki rozwój ma postęp w dziedzinie sztucznej inteligencji.
