Krajowy System e-Faktur nastręcza firmom niemało problemów. Duża część przedsiębiorców najchętniej omijałaby go w rozliczeniach. Coraz więcej właścicieli przedsiębiorstw rozważa generowanie rachunków zamiast faktur VAT, sądząc, że to pozwala na uniknięcie tego systemu. Czy to prawidłowe myślenie?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się coraz bardziej uciążliwy dla przedsiębiorców. Od momentu jego wprowadzenia, a więc od 1 lutego, problematyczne były długotrwałe awarie podczas logowania do systemu, które wynikały z obciążenia Profilu Zaufanego.
To był zaledwie wstęp – właściciele firm wciąż zmagają się z weryfikowaniem faktur od nieznanych kontrahentów, a podczas wysyłki dokumentów muszą pamiętać, aby nie przekraczać określonych limitów, które nie są od razu widoczne. Ponadto pojawiły się pierwsze próby nadużyć – oszuści podszywają się pod urzędników organów podatkowych.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
Mniemanie generujące zbędne ryzyko prawne
Niektóre faktury przesłane do KSeF są przez niego odrzucane, a innych nie można odnaleźć. Dylematów z dowodami sprzedaży w KSeF jest tak wiele, że spora część przedsiębiorców najchętniej dokonywałaby rozliczeń poza tym systemem. Niedawno coraz częściej pojawia się w mediach opinia, że posługiwanie się rachunkami zamiast faktur ustrukturyzowanych uwalnia z obowiązku używania KSeF. Czy to stwierdzenie jest prawdziwe?
– To mylne przekonanie, które może wystawić przedsiębiorców na niepotrzebne ryzyko prawne – zaznacza Bogdan Zatorski, ekspert od KSeF oraz menedżer ds. analiz biznesowych i wymogów prawnych w firmie Symfonia, w rozmowie z Business Insiderem.
Różnice w podstawie prawnej i funkcji
Dodaje, że różnice między rachunkiem a fakturą wynikają z podstawy prawnej oraz roli obu dokumentów. Definicja faktury została zawarta w ustawie o VAT. W fakturze muszą znajdować się konkretnie sprecyzowane elementy, np. dane stron (sprzedającego i kupującego), opis transakcji, wartość netto/brutto i kwota podatku.
– Faktura służy do rozliczeń fiskalnych i poświadcza prawo nabywcy, będącego podatnikiem, do odliczenia podatku VAT – podkreśla Bogdan Zatorski.
Natomiast rachunek jest jedynie uproszczonym potwierdzeniem sprzedaży, zapisanym w Ordynacji podatkowej. Zwykle używa się go w kontaktach z nabywcami, którzy nie są podatnikami.
Według Bogdana Zatorskiego w przypadku firm użycie rachunku nie zastępuje faktury w KSeF, czyli faktury ustrukturyzowanej.
– Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmuje podatników. A jak wynika z art. 15 ustawy o VAT, podatnikiem jest każda osoba fizyczna lub prawna, która samodzielnie prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu regulacji VAT. Co istotne – status podatnika posiadają również jednostki korzystające ze zwolnienia podmiotowego (tzw. mali podatnicy) – informuje Bogdan Zatorski dla BI.
Jedynie kilka wyjątków
Jednocześnie w ustawie o VAT wyszczególniono jedynie kilka wyjątków, kiedy dopuszcza się wystawianie faktur papierowych lub elektronicznych poza KSeF. Jak czytamy w BI, chodzi tutaj m.in. o transakcje z konsumentami (B2C), podmioty bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce i specyficzne usługi udokumentowane np. biletami pełniącymi rolę faktury (opłaty za autostrady, bilety na pociąg).
Bogdan Zatorski zaznacza, że próba obejścia przepisów przez wystawianie rachunków zamiast faktur nie zmienia charakteru operacji, która podlega opodatkowaniu. To ryzykowne postępowanie, które wiąże się z konsekwencjami prawnymi. Zamiast poszukiwać takich metod, firmy powinny raczej rozważyć wdrożenie narzędzi, które automatyzują procesy i zapewnią zgodność z przepisami, w tym z nowym systemem fakturowania.