Największy rodzimy koncern paliwowy wykonuje kolejny manewr w temacie wystawiania rachunków. Orlen jeszcze do niedawna komunikował, że dokumenty będą tworzone tylko w formie cyfrowej, obecnie postanowił, że przynajmniej do 1 kwietnia pozostaje przy dokumentach w formie papierowej.
Interesanci Orlenu mogą być zaskoczeni następną zmianą jego nastawienia w odniesieniu do rachunków i Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla przypomnienia – dwa tygodnie temu największy krajowy koncern paliwowy ogłosił, że od 1 lutego po zatankowaniu nie będzie wydawał faktur papierowych. Te miały być dostępne wyłącznie w formie elektronicznej, po zalogowaniu w KSeF.
„Potwierdzeniem wystawienia rachunku jest wydruk potwierdzający transakcję z kodem QR pozwalającym na pobranie rachunku z systemu KSeF” – taką informację można było dostrzec na każdej stacji paliw.
Co ciekawe, inne koncerny paliwowe nie zauważyły konieczności zmiany rachunków na cyfrowe. I tak np. BP obwieściło, że na ich stacjach do połowy roku wszystko będzie po staremu – klient otrzyma fakturę w wersji papierowej.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
Orlen wykonuje zwrot
Z nowego komunikatu Orlenu wynika, że koncern przeorientował swoje nastawienie. Co najmniej do 1 kwietnia potwierdzenia zakupu dla klientów biznesowych na stacjach paliw będą wydawane tak jak dotychczas, czyli na papierze. Orlen wyjaśnia, że to odpowiedź na potrzeby klientów. Argumentuje, że okres przejściowy umożliwi im lepiej przygotować się na wejście w życie nowych reguł wystawiania i odbierania rachunków w systemie KSeF.
– Staramy się zagwarantować najwyższe standardy i jakość obsługi. W związku z tym, odpowiadając na potrzeby naszych klientów, zdecydowaliśmy, że po 1 lutego wydruki faktur dla klientów biznesowych będą wydawane na stacjach tak samo, jak to miało miejsce do tej pory – przekazała PAP Biznes Ilona Kachnierz, kierownik działu prasowego Orlenu.
Po zmianie nastawienia Orlenu wielu przedsiębiorców poczuło ulgę – unikną w ten sposób nowego, kłopotliwego obowiązku związanego z KSeF. Decyzję koncernu pochwalił na portalu X Adam Abramowicz, były Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców.
W imieniu @rada_przedsie i własnym dziękuję @GrupaORLEN @b_prasoweORLEN za rozsądek, wsłuchanie się w głosy klientów i zmianę wcześniej podjętej, błędnej decyzji. Przedsiębiorcy którzy mają czas do 1.04.26 aby wejść w KSEF mogą, po 1.02.26, spokojnie dalej tankować na Orlenie. pic.twitter.com/LpiIqRwzh8
— Adam Abramowicz (@AdamAbramowicz1) January 28, 2026
Jak będzie na pozostałych stacjach?
Jakie jest podejście innych koncernów? Jak wspomnieliśmy, BP po 1 lutego będzie wystawiał faktury w niezmienionej formie – i tak do połowy roku. Koncern anonsuje, że wtedy zasady ulegną zmianie. Kierowca tankujący paliwo zamiast wydruku rachunku otrzyma przy kasie papierowe pokwitowanie transakcji, a fakturę będzie mógł odebrać tylko w KSeF.
Moya także zapewnia, że na jej stacjach po 1 lutego kierowcy otrzymają po zatankowaniu wydruk PDF z rachunkiem. Tak będzie co najmniej do końca marca. Natomiast od Shell Polska otrzymaliśmy następującą informację:
"Zgodnie z obowiązującymi przepisami wszystkie rachunki za zakupy dokonywane na naszych stacjach są wystawiane w Krajowym Systemie e‑Faktur (KSeF). Aby ułatwić obsługę klientom, dla których powinność korzystania z KSeF rozpocznie się dopiero 1 kwietnia 2026 r., wprowadzamy okres przejściowy, w którym oprócz faktury elektronicznej dostępnej w systemie KSeF klienci otrzymają na stacji wydrukowaną wizualizację rachunku.”
Z kolei Circle K według niedawnych obwieszczeń od lutego stawia na elektroniczne rachunki.
Przypomnijmy – przedsiębiorcy, którzy nie są jeszcze przygotowani na kompletną integrację z KSeF, do końca bieżącego roku mogą używać paragonów z NIP jako faktur uproszczonych. Takie papiery są akceptowane dla transakcji do 450 zł i nie będą trafiały do systemu KSeF. Jest to jednak tylko rozwiązanie tymczasowe.
KSeF będzie obejmował firmy stopniowo
Obowiązek wystawiania rachunków w KSeF wchodzi w życie stopniowo: 1 lutego 2026 r. obejmie przedsiębiorców, którzy w 2024 r. mieli sprzedaż powyżej 200 mln zł brutto, natomiast 1 kwietnia 2026 r. – wszystkie pozostałe firmy. Wyjątkiem będą małe przedsiębiorstwa, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie. One zostaną objęte nowym obowiązkiem 1 stycznia 2027 r.