Start Krajowego Systemu e-Faktur zapowiadano jako rewolucję w rachunkowości i „kres ery papieru”. Jednakże, już pierwsze dni od wprowadzenia KSeF ukazują, że papierowe dokumenty na razie nie znikną z obiegu. Natomiast, przedsiębiorcy mają powody do zmartwień, gdyż na przykład, na stacjach benzynowych mogą otrzymywać faktury w rozmaitych formatach. Jak się w tym odnaleźć?
1 lutego wszedł w życie Krajowy System e-Faktur. Od tego dnia wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązek otrzymywać faktury w tej nowej elektronicznej platformie. Natomiast wystawiać te dokumenty w KSeF muszą od 1 lutego tylko spore firmy, których przychody ze sprzedaży za 2024 r. przekroczyły 200 mln zł wraz z należnym podatkiem.
Zamieszanie z fakturami. Jaki dokument uzyskasz?
Okazuje się jednak, że pomimo obowiązku, nie wszystkie duże przedsiębiorstwa zdołały się do tego przygotować – niektóre otwarcie informują, że na razie nie zamierzają wprowadzać istotnych zmian, aby klienci mieli szansę oswoić się z nową rzeczywistością e-faktur.
Reklama
Zobacz także
Sprawdź: program do zarządzania fakturami, dokumentami, archiwizacją i KSeF. Oferta specjalna dla użytkowników Bankier.pl
W konsekwencji mamy fakturowy galimatias. Od początku lutego firmy otrzymują np. na stacjach paliwowych faktury w różnych postaciach. W jednym punkcie mogą dostać faktury ustrukturyzowane w KSeF w formacie XML – one są wprowadzane w ramach nowego obowiązku. Ale inne stacje mogą im wygenerować e-faktury w formie np. PDF przesyłanego na adres e-mail. Trzecią opcją są klasyczne faktury papierowe.
Regulacje przewidują wyjątki, co oznacza, że wszystkie stacje paliw (niezależnie od obrotów) mogą generować także wydruki faktur z kas lub urządzeń fiskalnych oraz paragony z NIP nabywcy (do kwoty 450 zł).
Kłopot dla przedsiębiorców
Zróżnicowane podejście dużych firm do KSeF spowodowało niemałe zakłopotanie wśród przedsiębiorców.
– Dla podatników oznacza to potrzebę utrzymywania różnych dróg otrzymywania faktur, aby pobierać część faktur w KSeF, a część wciąż poza systemem. Wszystkie te dokumenty trzeba będzie później przetransferować do jednego systemu księgowego – mówi dla portalu Prawo.pl Natalia Pielka, doradca podatkowy, menedżer ds. VAT w Kancelarii Chojnacka&Łagowski Doradcy Podatkowi.
Orlen: „dla komfortu klientów”
Spółki sprzedające paliwa musiały zadecydować, czy wystawiają faktury tylko w KSeF, czy oferują swoim kontrahentom-przedsiębiorcom również inne formy dokumentów. I tak np. Orlen ogłosił, że przynajmniej do 1 kwietnia wydruki faktur dla klientów biznesowych na stacjach paliw będą wydawane tak jak dotychczas. Spółka tłumaczy, że okres przejściowy umożliwi klientom lepsze przygotowanie się na wejście w życie nowych zasad wystawiania oraz odbierania faktur w systemie KSeF.
– Jako lider rynku stacji paliw w Polsce pragniemy zagwarantować najwyższe standardy i jakość obsługi. W związku z tym, odpowiadając na oczekiwania naszych klientów, postanowiliśmy, że po 1 lutego wydruki faktur dla klientów biznesowych będą wydawane na stacjach w podobny sposób, jak to miało miejsce do tej pory – poinformowała Ilona Kachnierz, kierownik zespołu prasowego Orlenu.
Tej faktury nie ujrzysz w KSeF
Orlen zakomunikował, że co najmniej do 1 kwietnia będzie dokumentował sprzedaż B2B za pomocą kas fiskalnych (z pominięciem sprzedaży flotowej). Z kolei sprzedaż flotowa będzie realizowana na podstawie faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF.
– Sprzedaż paliwa dla firm wciąż w dużej mierze bazuje na fakturach generowanych z kas fiskalnych oraz systemów kart flotowych. Przepisy przejściowe umożliwiają utrzymanie dotychczasowych modeli dokumentowania sprzedaży przez określony czas. W praktyce oznacza to, że klient biznesowy może nadal otrzymywać papierową fakturę lub wydruk – potwierdza Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych w fillup k24.
Przedsiębiorca, który nabędzie paliwo na Orlenie i zażąda faktury w formie wydruku z kasy fiskalnej, po zalogowaniu do KSeF nie odnajdzie jej w swoich fakturach zakupowych.
– Na podstawie art. 145n ustawy o VAT, Orlen wystawia faktury z wykorzystaniem kas fiskalnych, dokładnie tak jak dotychczas. Tego typu faktury, czyli wystawiane z kas, generalnie nie trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur i nie będą do niego trafiać ani teraz, ani w kolejnych fazach wdrażania KSeF – objaśnia Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFaktu, dla Business Insidera.
Na co zdecydowały się inne podmioty?
– Do 31 grudnia 2026 r. mogą być jeszcze wystawiane w formie tradycyjnej (papierowej) faktury VAT w ograniczonym zakresie, przez firmy dokonujące sprzedaży za pomocą drukarek fiskalnych. Najpewniej większość stacji paliw będzie wystawiać tradycyjne faktury z kas fiskalnych – to opinia biura Polskiej Izby Paliw Płynnych przesłana do BI.
Podobnie jak w Orlenie faktury z kas rejestrujących będą wystawiane na stacjach sieci: BP, Moya, MOL i Amic.
– Należy uwzględnić, że inne zasady mogą obowiązywać klientów flotowych – w ich przypadku faktura może zostać wygenerowana bezpośrednio za pośrednictwem KSeF – podkreśla Zuzanna Kwiatkowska.
BP ogłosił, że faktury w dotychczasowej, niezmienionej formie będzie wystawiał do połowy roku. Wtedy zasady ulegną zmianie – kierowca tankujący paliwo zamiast wydruku faktury dostanie przy kasie papierowe potwierdzenie transakcji, a fakturę będzie mógł pobrać jedynie w KSeF.
Także na stacjach Moya kierowcy otrzymują po uiszczeniu opłaty po tankowaniu wydruki PDF z fakturą. Również w MOL faktury będą wystawiane tak jak wcześniej. Do KSeF trafią tylko dokumenty korygujące, wystawiane poza systemem fiskalnym.
Shell postawił na KSeF
Natomiast Shell zdecydował się tylko na ustrukturyzowaną formę i KSeF. Otrzymaliśmy od Shell Polska następującą informację:
„Zgodnie z obowiązującymi przepisami wszystkie faktury za zakupy dokonywane na naszych stacjach są wystawiane w Krajowym Systemie e Faktur (KSeF). Aby ułatwić obsługę klientom, dla których obowiązek korzystania z KSeF zacznie się dopiero 1 kwietnia 2026 r., wprowadzamy okres przejściowy, w którym oprócz faktury elektronicznej dostępnej w systemie KSeF klienci otrzymają na stacji wydrukowaną wizualizację faktury.”
Klienci Shella informują, że koncern fakturuje w trybie offline24. Przedsiębiorca otrzymuje fakturę papierową oznaczoną dwoma kodami QR: „Offline” oraz „Certyfikat”.
Przypomnijmy – przedsiębiorcy, którzy nie są jeszcze gotowi na pełną integrację z KSeF, do końca tego roku mogą wykorzystywać paragony z NIP jako faktury uproszczone. Takie dokumenty są akceptowane dla transakcji do 450 zł i nie będą trafiały do systemu KSeF.
Faktury będą w systemie przez 10 lat
Niektórzy przedsiębiorcy rozważają, czy drukować faktury z KSeF.
– Nie, nie ma potrzeby niczego drukować, ponieważ faktury będą przez 10 lat przechowywane w systemie. Warto jednak przenieść je na własne nośniki elektroniczne, choćby w razie awarii KSeF – mówi Natalia Pielka dla portalu Prawo.pl.
Problematyczna może być również weryfikacja faktur zakupowych, zwłaszcza gdy firma otrzymuje ich mnóstwo. Część przedsiębiorców zapowiada, że w tej nowej rzeczywistości rozliczeniowej na początku będą prowadzili podwójny obieg faktur.
– Sprzedawcy będą więc wysyłać faktury do KSeF i np. dodatkowo drogą mailową będą przesyłać kontrahentom wizualizację tych faktur wraz z załącznikiem PDF. Inne rozwiązanie to podanie na fakturze odnośnika do załącznika. Ułatwi to stwierdzenie, czego dotyczy płatność na fakturze, a także pomoże sprawdzić, czy kwota widniejąca na fakturze jest zgodna z ceną określoną w umowie – zauważa Natalia Pielka.