Krajowy System e-Faktur wciąż zaskakuje. Korzystający z niego przedsiębiorcy stale napotykają nowe trudności bądź wyzwania. Tym razem problem dotyczy faktur walutowych. Po wprowadzeniu KSeF łatwiej jest się pomylić w ich przypadku. Należy zwracać uwagę na szczegóły.
Następna odsłona opowieści o kłopotach z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Tym razem przyjrzymy się fakturom w obcej walucie. Wraz z wdrożeniem nowej platformy zmienił się metoda techniczna ich sporządzania i raportowania do administracji podatkowej. Obowiązują nowe reguły odnoszące się do dat na e-fakturze, prezentacji sum (w walucie obcej i w złotówkach), jak również zgodności dokumentu z wymogami budowy KSeF.
To, co do tej pory było dobrowolne, obecnie jest koniecznością. Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż międzynarodową powinni skupić się na szczegółach, ponieważ o pomyłkę jest łatwiej niż dotychczas. Na co zwrócić szczególną uwagę? O tym poniżej.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
Pamiętaj o uwarunkowaniach
W nowym systemie możliwe jest wystawianie faktur w walucie obcej zarówno w transakcjach krajowych, jak i międzynarodowych. Jednakże przedsiębiorcy powinni pamiętać o dwóch wymogach.
– Po pierwsze, dokument musi być właściwie wypełniony w polach dotyczących waluty dokumentu oraz – jeśli jest to wymagane – w polach wykorzystywanych do kalkulacji podatkowych, w szczególności podstawy opodatkowania i kwoty podatku w złotych. Po drugie, istotne znaczenie nabiera data wystawienia dokumentu, ponieważ jest ona związana zarówno z momentem przesłania faktury do systemu KSeF, jak i z momentem powstania zobowiązania podatkowego – podkreśla Katarzyna Krzemińska, szefowa biura księgowego w iFirma.
Wcześniej opcja, dziś wymóg
Oznacza to, że w samym procesie realizacji transakcji nie ma zmian, natomiast trzeba poświęcić więcej uwagi na logikę i kompletność danych.
– Same faktury generalnie się nie zmieniają – wciąż można rozliczać transakcję w innej walucie, a podatek VAT winien być ukazany w złotówkach. Nowość polega na tym, że to, co uprzednio było „opisowe” albo opcjonalne, dzisiaj staje się obowiązkowym składnikiem danych w strukturze e-faktury – dodaje Katarzyna Krzemińska.
Szczególną uwagę trzeba skierować na pole „KodWaluty”. Przedsiębiorca powinien uzupełnić je trzyliterowym kodem zgodnym z normą ISO 4217, a więc np. PLN, EUR czy USD. Zasadniczą różnicą w porównaniu z fakturami sporządzanymi poza KSeF jest metoda przedstawienia kursu walut. Wcześniej była to opcja o charakterze informacyjnym, natomiast obecnie przedsiębiorca jest zobowiązany do uzupełnienia pola „KursWaluty” albo „KursWalutyZ” (dla faktur zaliczkowych).
P_1: jaki dzień jest datą sporządzenia faktury?
Kolejną ważną kwestią jest to, kiedy faktura ustrukturyzowana dociera do systemu, ponieważ ma to wpływ na jej formalną datę sporządzenia. I tak w trybie online faktura uznawana jest za wystawioną w dniu przesłania do nowego systemu (jeżeli data wpisana w polu P_1 jest zgodna z datą owej wysyłki).
Ale w przypadku, gdy w P_1 wpiszemy datę wcześniejszą niż dzień przesłania faktury do systemu, dokument uznawany jest za wystawiony w trybie offline (czyli z przesłaniem go w następnym dniu roboczym). Natomiast datą sporządzenia tej faktury staje się ta wpisana w polu P_1.
– Owo rozróżnienie jest ważne z perspektywy praktycznej i wpływa na uregulowanie procesu. Firma musi dopilnować tego, czy sporządza dokument od razu w KSeF, czy sporządza go wcześniej i dopiero potem wysyła. W trybie offline24 ważne jest, aby faktura była przesłana do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego – zwraca uwagę szefowa biura księgowego w iFirma.
Jaki kurs trzeba zastosować?
Gdy faktura jest sporządzona w dniu powstania obowiązku podatkowego lub po nim, do przeliczania VAT używa się średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień. W przypadku, gdy dokument sporządzono przed powstaniem owego obowiązku, właściwy jest kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień sporządzenia faktury. Jako alternatywną możliwość stosować można także kurs EBC (Europejskiego Banku Centralnego) z ostatniego dnia poprzedzającego dzień sporządzenia faktury albo powstania obowiązku podatkowego. Jednakże w takim wypadku przedsiębiorca winien zwrócić uwagę, aby waluta inna niż euro była przeliczona z zastosowaniem kursu wymiany względem euro.
Przedsiębiorca może zastosować do przeliczenia VAT identyczny kurs, jak w podatku dochodowym (PIT). Ale wówczas – przy wybraniu wspólnego kursu – winien stosować tę metodę przez co najmniej 12 następujących po sobie miesięcy. Należy zatem o tym pamiętać przez cały rok.