Przedsiębiorstwa sądzą, że Krajowy System e-Faktur będzie wprowadzany dla kolejnych grup podmiotów gospodarczych stopniowo. Z tego powodu wyczekują kwietnia. Jest to przekonanie mylne, gdyż wszyscy, którzy chcą otrzymywać faktury kosztowe w nowym systemie, muszą być do tego przygotowani już 1 lutego.
W internecie rozpowszechniana jest wiadomość, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 1 lutego obejmie jedynie duże przedsiębiorstwa, których roczny przychód brutto w 2024 r. przekroczył 200 mln zł. Uściślijmy – od tego dnia duże podmioty będą miały powinność wystawiania faktur w tym systemie. Ten sam obowiązek obejmie dwa miesiące później, 1 kwietnia, wszelkie pozostałe firmy. Natomiast najdrobniejsi przedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 tys. zł, zostaną obciążeni powinnością wystawiania faktur w KSeF od początku przyszłego roku.
Wiemy, że przygotowanie firmy do Krajowego Systemu e-Faktur może wymagać uwagi i czasu.
✅ Jeśli jeszcze nie sprawdziłeś, czy Twój aktualny program do wystawiania faktur jest zintegrowany z KSeF, zrób to teraz.
ℹ️ Więcej na 🔗 https://t.co/kq29I48gyA pic.twitter.com/0E2ZGJrKxt— Ministerstwo Finansów (@MF_GOV_PL) January 14, 2026
Wystawianie a pobieranie: dwie odmienne powinności
Warto zaznaczyć, że wspomniana powinność i terminy dotyczą wyłącznie wystawiania faktur.
Reklama
Zobacz także
Sprawdź: system do zarządzania fakturami, dokumentami, archiwizacją i KSeF. Oferta specjalna dla użytkowników Bankier.pl
– Nie są natomiast związane z ich pobieraniem przez kontrahentów. Faktury od największych przedsiębiorstw będziemy musieli odebrać w KSeF już od 1 lutego, czyli z dniem ich obowiązkowego dołączenia do systemu. Przy doręczeniu faktury bez znaczenia jest dzień, w którym my jako firma powinniśmy dołączyć do KSeF. Istotne jest, czy nasz kontrahent powinien już wystawiać fakturę poprzez system stworzony przez resort finansów. Jeżeli tak, to my jesteśmy zobligowani pobrać od niego daną fakturę również za pośrednictwem KSeF – objaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy w fillup k24 i e-pity.
Firmy mają mniej czasu, niż im się zdaje
To oznacza, że przedsiębiorca, który będzie chciał otrzymać fakturę np. za benzynę na stacji paliw, za leasing samochodu czy za jakikolwiek zakupiony sprzęt, będzie musiał zalogować się do KSeF już w lutym. Co ważne, zgodnie z nowymi regulacjami prawnymi nasz kontrahent nie będzie musiał, aby przekazać nam ją w inny sposób.
– Przedsiębiorcy mają mniej czasu niż im się zdaje. Część przedsiębiorstw nawet nie jest świadoma tego, że za parę tygodni nie otrzyma faktur w dotychczasowy sposób. Może z tego wyniknąć masa nieporozumień i kłopotów, a także opóźnienia w zapłatach za towary i usługi. Przeoczenie danej faktury może wywołać również trudności w comiesięcznych rozliczeniach z fiskusem i ZUS – tłumaczy doradca podatkowy fillup k24.
Bez przygotowania ani kroku
Podkreśla, że jest niezmiernie ważne, aby każdy przedsiębiorca miał świadomość, że powinność zalogowania się do KSeF obejmie go już w lutym. Druga istotna kwestia – do pobrania wspomnianych faktur należy się należycie przygotować, czyli zatroszczyć się o właściwy dostęp do KSeF i oprogramowanie.
– Należy również skontaktować się ze swoją księgową, aby ustalić m.in. sposób przekazywania faktur sprzedażowych i kosztowych, zakres upoważnienia do działań KSeF dla biura księgowego czy działu księgowości. Jako przedsiębiorcy powinniśmy również przemyśleć, którzy z pracowników w imieniu naszej firmy będą mogli wystawiać faktury, a kto będzie je pobierał i weryfikował – zwraca uwagę Monika Piątkowska.
Dodaje, że wprowadzenie KSeF to nie tylko nowy sposób wystawiania faktury. To wręcz e-fakturowa rewolucja, która zmienia cały proces pobierania, weryfikacji i obiegu dokumentów księgowych. I każdy przedsiębiorca powinien poświęcić czas, aby być na nią gotowy.