Po wejściu w życie Krajowego Systemu e-Faktur wielu przedsiębiorców nadal ma trudności z ustaleniem, który dzień uważać za datę otrzymania faktury i kiedy przypada termin odliczenia podatku z niej wynikającego. Czy i w jaki sposób KSeF wpłynął na tę kwestię?
Z początkiem lutego w naszym kraju wszedł w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF). W pewnych aspektach można go uznać za przełom w obszarze fakturowania. Nowy system zmodyfikował metody generowania i dystrybucji dokumentów – obecnie faktury ustrukturyzowane, zamiast bezpośrednio do adresata, są przesyłane do nowej platformy elektronicznej. Czy równocześnie uległy zmianie reguły dotyczące dat i terminów obowiązujących przedsiębiorców?
KSeF: który dzień jest datą odbioru?
Spójrzmy na przykład. Przedsiębiorca nabył towar 28 lutego. Faktura potwierdzająca sprzedaż pojawiła się w KSeF 2 marca. Kupujący zweryfikował to w systemie 5 marca i w tym momencie pobrał fakturę. Jaki dzień należy uznać za datę otrzymania faktury i kiedy może on odliczyć od niej VAT?
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT, w przypadku wprowadzenia faktury do KSeF, za datę jej otrzymania uznaje się dzień jej udostępnienia w tym systemie, czyli przypisania jej numeru identyfikacyjnego, a nie dzień jej realnego odczytania lub pobrania przez nabywcę. W omawianym przypadku dniem otrzymania będzie 2 marca.
Ten dzień będzie miał także znaczenie w kontekście zaistnienia prawa do odliczenia. Będzie ono przysługiwać nabywcy już od chwili wprowadzenia faktury do KSeF, nawet w sytuacji, gdy wizualizacja faktury zostanie dostarczona później, przykładowo w następnym miesiącu.
Wątpliwości dotyczące terminu odliczenia
Regulacje dotyczące momentu powstania prawa do odliczenia pozostają w gruncie rzeczy niezmienione. Nadal obowiązuje zasada, że VAT od faktur zakupowych można odliczyć w miesiącu otrzymania faktury lub w ciągu kolejnych trzech miesięcy (łącznie cztery okresy rozliczeniowe) dla rozliczeń miesięcznych albo w następnych dwóch kwartałach dla rozliczeń kwartalnych.
Ważne zastrzeżenie – nie można odliczyć daniny, jeśli nie zaistniał jeszcze obowiązek podatkowy po stronie sprzedającego (powstaje on w momencie dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi).
W prezentowanym przypadku dostawa towaru nastąpiła 28 lutego, a sprzedawca wygenerował fakturę w KSeF 2 marca. Miesiącem otrzymania faktury jest marzec i nabywca może odliczyć podatek dopiero w rozliczeniu za ten miesiąc.
Nowy system pełen problemów i kontrowersji
Krajowy System e-Faktur jest dla firm dość problematyczny. Od początku jego działania, czyli od 1 lutego, trudności powodowały długotrwałe awarie logowania do systemu, będące efektem przeciążenia Profilu Zaufanego.
To był jednak dopiero początek – właściciele firm wciąż muszą zmagać się z weryfikacją faktur od nieznanych kontrahentów, a przy wysyłaniu dokumentów powinni pamiętać o tym, aby nie przekroczyć ustalonych limitów, które nie są od razu widoczne. Pojawiły się też pierwsze próby oszustw – oszuści podszywają się pod pracowników urzędu skarbowego.
Niektóre faktury przesłane do KSeF są przez niego odrzucane, a innych nie można zobaczyć. Ostatnio informowaliśmy o pułapce, która może uniemożliwić wystawianie faktur. Jeśli podatnik popełni błąd przy wyborze typu certyfikatu, może to spowodować utratę możliwości wystawiania dokumentów sprzedaży podczas awarii systemu lub w przypadku braku połączenia z internetem.
Należy również zwracać uwagę na faktury w walucie obcej. Wraz z uruchomieniem nowej platformy zmienił się techniczny sposób ich generowania i raportowania do administracji skarbowej. Obowiązują nowe zasady dotyczące dat na e-fakturze, prezentacji kwot (w walucie obcej i w złotych), jak również zgodności dokumentu z wymogami struktury KSeF. Elementy, które dotychczas były opcjonalne, obecnie są obowiązkowe. Należy zwracać uwagę na szczegóły – łatwo o pomyłkę.