Krajowy System e-Faktur od dawna przysparza firmom trudności, jednakże takie incydenty stanowią dla nich spore zaskoczenie. Nierzadko się zdarza, że niektóre faktury przesłane do systemu finalnie w nim nie lądują. Pojawiają się również dokumenty-duchy, które w KSeF nie są zauważalne.
Pierwsze tygodnie funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) charakteryzują się trudnościami, zarówno dla podmiotów wystawiających dokumenty, jak i tych, którzy je otrzymują. Okazuje się, że niektóre faktury, pomimo przesłania ich do KSeF, nie docierają do nowego systemu, podczas gdy inne nie można tam odnaleźć – relacjonuje Dziennik Gazeta Prawna. Co powoduje takie komplikacje?
To destabilizuje pracę działów IT i księgowości
Zdarza się, że sprzedawca generuje fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, ewidencjonuje ją w swoim systemie, zakładając, że jest poprawna, jednakże otrzymuje powiadomienie, że została odrzucona. W takiej sytuacji Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 rekomenduje ponowne przesłanie dokumentu do elektronicznej platformy.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
– Problem jednak tkwi w tym, że zanim specjaliści IT zidentyfikują przyczynę odrzucenia faktury w KSeF, zostaje ona już zaksięgowana i powiązana z dalszymi etapami rozliczeń i raportowania w przedsiębiorstwie – wyjaśnia Tomasz Groszyk, starszy menedżer z zespołu Business & Digital Services w Crido w rozmowie z DGP.
To wywołuje zaburzenia w pracy firmowych informatyków oraz księgowych. Tego rodzaju sytuacje mogą skutecznie zaburzyć proces obiegu dokumentów. Dlaczego KSeF odrzuca te faktury?
– Przyczyną może być wadliwe kodowanie plików XML, w których tworzone są faktury ustrukturyzowane. Trzy niezauważalne w edytorze bajty mogą wstrzymać proces, w którym przepływają dokumenty o wartości setek tysięcy złotych miesięcznie – podkreśla Tomasz Groszyk.
Ministerstwo finansów wskazuje również na inne możliwe powody, takie jak np. błędne wprowadzenie przyszłej daty wystawienia faktury albo nieuzupełnienie wszystkich wymaganych rubryk. Skutek jest taki, że do dokumentu nie zostaje przypisany numer KSeF, w związku z tym jest on uważany za nieistniejący – czytamy w DGP.
Ministerstwo finansów rekomenduje wprowadzenie w systemach fakturowania mechanizmów sprawdzających zgodność plików XML ze strukturą logiczną jeszcze przed ich wysłaniem. Celem tego działania ma być zredukowanie ilości odrzuceń.
To zwiastun poważniejszych kłopotów
Zdaniem Tomasza Groszyka tego rodzaju trudności w większym wymiarze mogą stać się odczuwalne w marcu, kiedy firmy będą przekazywać JPK_VAT za luty, czyli pierwszy miesiąc funkcjonowania nowego systemu.
– JPK_VAT wymaga wskazania konkretnych dokumentów jako podstawy odliczenia VAT – z podziałem na faktury wystawiane w KSeF i poza nim. Jeżeli faktura jest obecna w ERP, czyli systemie firmowym, ale brakuje jej w KSeF, to powstaje rozbieżność, którą systemy analityczne administracji skarbowej mogą odebrać jako symptom ryzyka – zaznacza ekspert Crido.
Jeszcze większy zamęt z fakturami może wystąpić w kwietniu, kiedy obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie kolejną grupę przedsiębiorstw. Tomasz Groszuk podkreśla, że firmy, wchodząc w okres największego obciążenia systemu, muszą myśleć znacznie szerzej niż tylko o tym, czy faktury są przesyłane poprawnie pod względem technicznym.
Faktury-widmo. Są w systemie, ale ich nie widać
W KSeF występują również inne problemy związane z widocznością faktur. Otóż bywa, że system poprawnie przyjmuje wystawioną fakturę, jednak nabywca nie jest w stanie jej znaleźć – mimo że wystawca otrzymał z systemu urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO). Powodem może być np. zapisywanie faktur w niewłaściwym module.
Poprawnie wygenerowanej faktury można nie odnaleźć również z innych powodów. Tak dzieje się np. w przypadku faktur wystawionych dla polskiego przedsiębiorcy na numer VAT-UE. Ten przedsiębiorca po zalogowaniu się do KSeF za pomocą krajowego NIP nie będzie miał możliwości zobaczenia w nim tych faktur – pomimo że formalnie chodzi o ten sam numer.
Inny potencjalny powód problemów z brakiem widoczności faktury w KSeF wskazuje w rozmowie z DGP Michał Bartosiński, starszy menedżer IT w Aider Polska. Zwraca on uwagę na sprawę sekcji CDATA. Stosuje się ją, aby bezpiecznie przesyłać znaki specjalne, takie jak @ czy #, wewnątrz pól tekstowych.
– Zgodnie ze specyfikacją XML i schematem faktury ustrukturyzowanej użycie tej sekcji jest w pełni prawidłowe i zgodne z gramatyką języka – mówi ekspert.
Systemy informatyczne MF mają jednak trudności z wizualizacją takiej faktury, co w praktyce uniemożliwia jej podgląd przez nabywcę w oficjalnych narzędziach udostępnionych przez resort finansów. W konsekwencji takich dokumentów w KSeF nie można zobaczyć.
KSeF czyli problemy i kontrowersje
KSeF od początku funkcjonowania przysparza przedsiębiorcom liczne kłopoty. Już od jego startu, który miał miejsce 1 lutego, właściciele firm napotykali ogromne trudności z zalogowaniem się do niego. Przyczyną były długotrwałe awarie Profilu Zaufanego, który służył jako brama do KSeF.
Przedsiębiorcy sygnalizowali potrzebę wprowadzenia innej darmowej opcji logowania. To spowodowało, że Ministerstwo Finansów przyspieszyło prace nad nowymi rozwiązaniami. W ich rezultacie – po zintegrowaniu nowego systemu z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej – od 14 lutego przedsiębiorcy mogą logować się do KSeF m.in. poprzez aplikację mObywatel, mojeID (bankowość elektroniczna), e-dowód i profil zaufany.
Oszustwa i pułapki, których nie widać
Trzeba być ostrożnym również w kontekście oszustw związanych z KSeF. Już kilka dni po uruchomieniu systemu pojawiły się pierwsze nieuczciwe działania ze strony przestępców. Przedsiębiorcy otrzymywali wiadomości e-mail od nadawcy podszywającego się pod urząd skarbowy. Pytał on o stan przygotowania podatnika do korzystania z KSeF i wysyłał prośbę o zwrotne przesłanie odpowiedzi. To naturalnie podrobione e-maile i próby wyłudzenia – ostrzega Ministerstwo Finansów.
Ale istnieją również zagrożenia, które są niewidoczne, a warto mieć o nich wiedzę. Dotyczą one kwestii technicznych i ograniczeń. Okazuje się, że dla przedsiębiorcy problematyczna może okazać się nie tylko treść faktury, ale również jej rozmiar oraz częstotliwość komunikacji firmy z nowym systemem.
Od momentu startu KSeF w internecie krąży mnóstwo nieprawdziwych informacji na temat tej platformy. Można natknąć się na nierzetelne narracje i twierdzenia, jakoby system miał służyć m.in. inwigilacji podatników lub umożliwiać dostęp do danych obcym służbom. Jaka jest prawda? Posłuchajmy opinii ekspertów.