Krajowy System e-Faktur przysparza wielu firmom problemów. Słysząc o następnych kłopotach związanych z tym systemem, wielu z nich najchętniej przekazałoby powiązane z nim obowiązki służbowe na barki księgowych z biura rachunkowego. Czy jednak druga strona byłaby zainteresowana taką propozycją? W czym eksperci od księgowości mogą wesprzeć przedsiębiorców, a co przedsiębiorcy muszą zrobić we własnym zakresie?
Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skutkuje nałożeniem na firmy wielu powinności. Przedsiębiorcy, słysząc o nich, zazwyczaj kontaktują się z księgowymi. Uważają, że specjaliści od rachunkowości są w stanie ich zastąpić i w ten sposób to na nich będzie spoczywać pełna odpowiedzialność za funkcjonowanie nowego systemu.
I w tym miejscu się mylą. Bowiem to przedsiębiorca, jako podatnik, jest odpowiedzialny za poprawne działanie systemu w firmie, a w razie pomyłek to na nim ciążą konsekwencje prawne.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
Tego obowiązku nie scedujesz
Po wprowadzeniu KSeF właściciele firm zbyt często przekazują obowiązki na księgowych, wychodząc z założenia, że cały proces można w pełni oddać podmiotowi zewnętrznemu. Niestety, istnieją obszary, które wymagają osobistego wkładu ze strony przedsiębiorcy. Jakie? O tym poniżej.
Warto przy okazji zaznaczyć, że KSeF nie ogranicza się jedynie do księgowania dokumentów – do czego zazwyczaj zatrudniamy księgowych – ale to znacznie szerszy zakres prac, które oddziałują na prawidłowe funkcjonowanie firmy.
Warto ustalić, kto ma jakie obowiązki
Zatem na biuro rachunkowe nie można przenieść odpowiedzialności za wszystkie działania dotyczące KSeF, jednak w wielu czynnościach jego pracownicy mogą wesprzeć przedsiębiorcę. Istotną kwestią jest dokładne ustalenie podziału ról i obowiązków – jakie zadania należą do przedsiębiorcy, a jakie do księgowych. Pamiętajmy, że zakres pomocy księgowej albo biura rachunkowego w obszarze e-faktur wynika przede wszystkim z powierzonych im powinności.
– Samo podpisanie umowy o obsługę księgową nie oznacza, że biuro przejmuje również obsługę KSeF. W praktyce potrzebne jest klarowne określenie, czy biuro tylko księguje dokumenty, czy też ma przejąć szersze uprawnienia – m.in. odpowiedzialność za pobieranie faktur, śledzenie statusów oraz realizację większości obowiązków w systemie. Księgowy lub biuro rachunkowe mogą wspierać firmę w korzystaniu z systemu e-faktur, ale nie przejmują odpowiedzialności ani za organizację całego procesu po stronie firmy, ani za korzystanie z KSeF zgodnie z przyjętymi obowiązkami – tłumaczy Joanna Łuksza, kierownik zespołu ekspertów księgowych w iFirma.pl.
Za co odpowiada przedsiębiorca?
To po stronie przedsiębiorcy leży obowiązek za organizacyjne i techniczne przygotowanie firmy do funkcjonowania w KSeF – niezależnie od tego, w czym pomoże mu księgowość. Właściciel firmy odpowiada za stworzenie całego procesu – tak, aby realizował on obowiązki podatkowe i aby nie doszło do zakłóceń bieżącego działania działalności.
Do jego praktycznych zadań należą przede wszystkim: zapewnienie dostępu księgowym do systemu, przyznanie właściwych uprawnień osobom albo podmiotom działającym w imieniu firmy, wybór narzędzi używanych do fakturowania oraz ustalenie procedur obiegu dokumentów. Zadaniem właściciela firmy jest także zadbanie o kontrolę nad prawidłowością wystawianych faktur, poprawnym przesyłaniem ich do systemu oraz reagowaniem na błędy i sytuacje kryzysowe.
Co umieścić w umowie z biurem rachunkowym?
W umowie między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym powinien zostać doprecyzowany zakres czynności tego biura albo księgowej. Należy również jasno zdefiniować, według jakich reguł ma przebiegać współpraca przy obsłudze KSeF. Jedną ze spraw, które należy rozstrzygnąć, jest np. ta, czy do biura będzie należało tylko księgowanie dokumentów, czy też działania operacyjne w systemie.
Przy okazji należy określić również zasady przyznawania uprawnień, sposób przekazywania dokumentów i podział zadań na kolejnych etapach procesu. Nie zapominajmy o trybie postępowania w razie błędów, odrzucenia faktury albo awarii systemu. Dzięki tym ustaleniom zmniejszymy ryzyko operacyjne i jednoznacznie określimy, którymi działaniami ma zająć się księgowość, a które pozostają po stronie przedsiębiorcy.
– Warto pamiętać, że jeśli obsługą księgową zajmuje się więcej niż jedna osoba, samo powierzenie obsługi KSeF nie powoduje automatycznego nadania uprawnień całemu zespołowi. Zatem umowa powinna wskazywać nie tylko zakres powierzonych czynności, lecz także konkretne osoby uprawnione do działania w systemie w imieniu przedsiębiorcy. Taki zapis porządkuje współpracę i redukuje ryzyko nieporozumień dotyczących przebiegu obsługi KSeF – dodaje Joanna Łuksza.
Kto odpowie za pomyłki firmy w KSeF?
Zadania i obowiązki między przedsiębiorcą a księgowymi należy podzielić przede wszystkim dlatego, że nieprawidłowości dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur mogą generować dwa odrębne rodzaje konsekwencji. Po pierwsze mamy do czynienia z odpowiedzialnością podatkową przedsiębiorcy wobec organów skarbowych. Nie można jednak zapominać o drugiej stronie i odpowiedzialność księgowej lub biura rachunkowego wobec przedsiębiorcy, gdy błędy są następstwem działań, które to oni mieli realizować według zawartej umowy.
Za błędy dotyczące obowiązków podatkowych i poprawnego fakturowania w KSeF odpowiedzialność jako podatnik ponosi przedsiębiorca.
– Ustawa o VAT przewiduje kary m.in. za niewystawienie faktury w KSeF, wystawienie jej niezgodnie z obowiązującą strukturą albo nieterminowe przesłanie do systemu. Zgodnie z aktualnymi przepisami ich stosowanie ma rozpocząć się od 1 stycznia 2027 r. Jeżeli natomiast problem jest skutkiem działania księgowej albo biura rachunkowego w zakresie obowiązków wyraźnie im powierzonych, ich odpowiedzialność wobec przedsiębiorcy może być oceniana na podstawie umowy lub ogólnych zasad odpowiedzialności cywilnej – podkreśla ekspertka iFirma.pl.