1 kwietnia obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur obejmie przeważającą część przedsiębiorców. To ostatni moment na przygotowania, sprawdzenie i przetestowanie wdrożenia przed przystąpieniem do systemu. Jakie kroki powinny podjąć firmy i na co warto zwrócić szczególną uwagę?
To następny etap transformacji w obszarze e-faktur i nowe zadanie dla wielu firm. Od początku kwietnia wszyscy przedsiębiorcy, których sprzedaż jest większa niż 10 tys. zł miesięcznie, będą musieli sporządzać faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Ci, którzy zmieszczą się w podanym limicie, mogą pozostać poza nowym systemem do końca roku. O czym powinni pamiętać przedsiębiorcy, których obejmie nowy wymóg? Jak się do niego przygotować? O tym poniżej.
KSeF: obowiązek wchodzi stopniowo
Krajowy System e-Faktur rozpoczął działanie 1 lutego. Tego dnia tworzenie faktur w nim stało się obligatoryjne dla największych podatników, którzy w 2024 r. odnotowali obroty powyżej 200 mln zł. Już 1 kwietnia do systemu muszą dołączyć pozostali przedsiębiorcy, których nie dotyczy wspomniany próg sprzedaży.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
– KSeF ostatecznie obejmie wszystkie transakcje w relacjach B2B. Najmniejsi podatnicy, których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł, mogą skorzystać z przesunięcia terminu obowiązywania do 2027 roku. Poza systemem pozostają faktury wystawiane konsumentom (B2C) – tłumaczy Monika Piątkowska, doradca podatkowy z fillup.
Co istotne, limit 10 tys. zł dotyczy nie całości sprzedaży, a tylko tej, którą należy udokumentować fakturami w KSeF. O tym, które faktury zaliczają się do limitu, dowiesz się więcej w tym artykule.
Wciąż obowiązują odstępstwa. Co oznacza, że do 31 grudnia 2026 r. przedsiębiorcy mogą nadal wystawiać faktury za pomocą kas fiskalnych oraz tzw. faktury uproszczone, czyli paragony z NIP nabywcy do kwoty 450 zł.
Wszystko w jednym miejscu
Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma posłużyć przedsiębiorcom do tworzenia, przesyłania, pobierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Wszystkie faktury są w nim dostępne w jednej lokalizacji, co ogranicza papierową dokumentację. System automatycznie archiwizuje faktury i jest krokiem w kierunku cyfryzacji obiegu tych dokumentów. Co za tym idzie – podnosi bezpieczeństwo obrotu.
– KSeF łączy się ze zmianą przyzwyczajeń i procesów fakturowania. Zachęcamy, żeby nie obawiać się i próbować korzystać z systemu. Bardzo szybko zauważą państwo, że KSeF to prawdziwe uproszczenie dla firm. Aby wesprzeć przedsiębiorców w przejściu przez tę zmianę, za 2026 r. nie będą nakładane kary za pomyłki w korzystaniu z systemu – mówi Marcin Łoboda, wiceminister finansów i szef Krajowej Administracji Skarbowej.
Jakie innowacje w systemie?
Marcin Łoboda poinformował również o innowacjach w systemie i pracach nad poprawkami, które mają zwiększyć jego funkcjonalność.
– Obecnie skupiamy się na udoskonalaniu funkcjonalności KSeF. Pracujemy nad uproszczeniem procesu zgłaszania faktur „scamowych” w Aplikacji Podatnika KSeF. Chcemy też, żeby takie zgłoszenia można było wykonywać bezpośrednio przez API KSeF 2.0. Od 1 kwietnia 2026 r., zgodnie z obowiązującymi regulacjami, udostępnimy opcję dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA. Taka funkcjonalność także będzie dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF – przekazał wiceminister finansów.
Decyduje moment wprowadzenia do systemu
Objęcie obowiązkiem KSeF to nie tylko zmiana formatu wysyłanego pliku – oznacza to również ingerencję w procedury sprzedażowe i zakupowe. Jedna z najważniejszych zmian: dzień wprowadzenia dokumentu do systemu jest oficjalną datą wystawienia faktury. Takie rozwiązanie powinno powstrzymać praktykę antydatowania faktur.
– Co istotne, fakturę wystawioną prawidłowo w KSeF nasz odbiorca zobaczy niemal natychmiast. Nie musimy jej już dodatkowo wysyłać w żadnej innej formie, ponieważ dokument wprowadzony do systemu uznaje się za dostarczony nabywcy. Warto jednak dokładnie zweryfikować dane przed wysyłką – faktury w KSeF nie można usunąć, a ewentualne zmiany wymagają sporządzenia korekty – podkreśla Monika Piątkowska.
Bezpłatne narzędzia MF
Z KSeF można korzystać m.in. za pomocą bezpłatnych aplikacji udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 oferuje kompletny zestaw funkcji potrzebnych przedsiębiorcom w codziennej pracy. Umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur. Pozwala także wyszukiwać faktury oraz pobierać je w formatach XML lub PDF, a dodatkowo oferuje wygodną wizualizację i daje możliwość pobierania faktur PEF.
Ministerstwo Finansów udostępnia także bezpłatną Aplikację Mobilną KSeF 2.0. To narzędzie pozwala zarządzać fakturami, prowadzić listę nabywców, utworzyć listę rachunków bankowych oraz stworzyć własną, firmową wizytówkę. Dzięki temu przedsiębiorcy mają dostęp do kluczowych funkcji KSeF niezależnie od tego, gdzie się znajdują.
– Nasze narzędzia od początku powstawały we współpracy z przedsiębiorcami. Dziękujemy za wszystkie informacje i merytoryczne sugestie napływające z rynku – analizujemy je na bieżąco. Tak jak obiecaliśmy, pierwsze usprawnienia w Aplikacji Podatnika będą dostępne już w kwietniu – mówi Marcin Łoboda.
Przygotowania: krok po kroku
Aby bezpiecznie wdrożyć KSeF, przedsiębiorstwo powinno przejść kilka etapów związanych z weryfikacją i adaptacją nowych rozwiązań – podkreślają eksperci. Kluczowe fazy to:
- Uwierzytelnienie – potwierdzenie tożsamości w KSeF za pomocą profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej.
- Zarządzanie uprawnieniami, czyli przyznanie dostępu osobom odpowiedzialnym za wystawianie i odbiór faktur. Bez tego pracownicy nie będą mogli wykonywać działań w systemie.
- Wybór oprogramowania: rezygnacja z manualnych metod na rzecz narzędzi zintegrowanych z KSeF, które automatyzują wysyłkę i odbiór danych (w tym celu możemy skorzystać zarówno z państwowej aplikacji, jak i programów komercyjnych).
- Model obiegu dokumentów: ustalenie z biurem rachunkowym nowych zasad weryfikacji i akceptacji faktur od kwietnia.
- Opracowanie instrukcji procedur awaryjnych na wypadek niedostępności systemu ministerialnego.
Doradca podatkowy z fillup podkreśla, że przedsiębiorcy nie powinni czekać z pierwszym logowaniem do ostatniej chwili. Przetestowanie systemu na „żywym organizmie” jeszcze w marcu pozwoli uniknąć zatorów w fakturowaniu na początku kwietnia. Bardzo ważne będzie połączenie wiedzy merytorycznej z odpowiednim oprogramowaniem, które zdejmie z przedsiębiorcy ciężar ręcznego pilnowania nowych struktur technicznych faktur.
Ile faktur już jest w systemie?
Jak poinformowało Ministerstwo Finansów, do 30 marca w systemie zostało wystawionych ponad 87,1 mln faktur. Wystawiających firm jest obecnie ponad 345 tys. Marcin Łoboda podkreślił, że wśród nich 5,1 tys. firm jest z grupy „największych”, czyli tych, które zostały zobligowane do udziału w systemie, natomiast pozostałe przystąpiły do KSeF dobrowolnie, przed czasem.
Według prognoz ministerstwa KSeF może przyjąć 2,5 mld faktur rocznie i 120 mln faktur dziennie.
Gdzie po wsparcie i więcej informacji?
Ministerstwo Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa realizują różne działania wspierające wdrażanie i obsługę KSeF. Jednym z kluczowych elementów jest infolinia KAS, która działa nieprzerwanie i jest dostępna dla przedsiębiorców przez całą dobę. Konsultanci udzielają zarówno pomocy merytorycznej, jak i technicznej związanej z funkcjonowaniem systemu. Dzwonić można na numery:
- 22 330 03 30 (z telefonów komórkowych)
- 801 055 055 (z telefonów stacjonarnych)
- +48 22 330 03 30 (z zagranicy)
Dodatkowo przedsiębiorcy mogą skorzystać z formularza kontaktowego dostępnego pod adresem ksef.podatki.gov.pl/formularz oraz umówić spotkanie w urzędzie skarbowym. Pracownicy urzędów udzielają niezbędnych informacji i pomagają w nauce obsługi systemu.
2 marca Ministerstwo Finansów uruchomiło nowy cykl szkoleń dla przedstawicieli wybranych branż pod nazwą „KSeF – szkolenia dla branży”. Celem spotkań jest przekazanie przedsiębiorcom z różnych sektorów kluczowych informacji o systemie. Szkolenia odbywają się zarówno stacjonarnie, jak i online. Przedsiębiorcy mają także dostęp do szerokiego zestawu materiałów informacyjnych i instruktażowych dotyczących korzystania z KSeF.
Więcej informacji o KSeF można znaleźć na stronie: ksef.podatki.gov.pl.