Krajowy System e-Faktur wszedł w nową fazę. Od 1 kwietnia obowiązek wystawiania faktur dotyczy już większości przedsiębiorstw. Dopiero rozpoczynasz swoją obecność w systemie? Zapoznaj się z kluczowymi informacjami i sprawdź, na co szczególnie zwrócić uwagę.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wszedł w życie w Polsce 1 lutego. W tym dniu wystawianie w nim faktur stało się konieczne dla największych podatników, których obrót w roku 2024 przekroczył kwotę 200 mln zł. Kolejną ważną datą dla systemu jest 1 kwietnia. Od tego dnia do KSeF muszą dołączyć pozostali przedsiębiorcy. Wyjątkiem są ci, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie. Oni zostaną włączeni do systemu od 1 stycznia 2027 r.
O czym powinni pamiętać przedsiębiorcy, których obejmuje system? Jak się w nim orientować? Na co szczególnie uważać? Odpowiedzi znajdują się poniżej. Prezentujemy porady od ekspertów z Ministerstwa Finansów.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i uzyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to platforma elektroniczna, która ma służyć przedsiębiorcom do tworzenia, wysyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Wszystkie faktury są dostępne w jednym miejscu, co redukuje ilość dokumentacji papierowej. System automatycznie archiwizuje faktury i jest krokiem naprzód w kierunku digitalizacji obiegu tych dokumentów.
Jak zalogować się do KSeF?
- Przejdź na stronę: ksef.podatki.gov.pl i kliknij w panel „Zaloguj się do KSeF” znajdujący się po prawej stronie.
- Wybierz metodę logowania. Możesz zalogować się przy pomocy:
- login.gov.pl (między innymi aplikacji mObywatel, bankowości internetowej, e-dowodu lub Profilu Zaufanego),
- kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej.
Logowanie przez aplikację mObywatel
- wybierz logowanie przez login.gov.pl,
- wybierz aplikację mObywatel jako sposób uwierzytelnienia,
- zeskanuj kod QR w aplikacji na telefonie,
- potwierdź udostępnienie danych.
Po zalogowaniu się będziesz mógł wykorzystywać system zgodnie z posiadanym poziomem uprawnień. Jeśli działasz w imieniu firmy, upewnij się, że masz przyznane właściwe uprawnienia w KSeF.
Co się stanie, jeśli zrobię błąd podczas wystawiania faktury w KSeF?
Rok 2026 to czas przejściowy – w tym okresie nie są stosowane kary za błędy związane z użytkowaniem KSeF. Najważniejsze jest spokojne zapoznanie się z nowymi zasadami, wdrożenie systemu i dostosowanie procedur w firmach.
Kto musi używać KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF (w obszarze wystawiania faktur) jest wprowadzany stopniowo:
- od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców oraz innych podmiotów wystawiających faktury (z wyjątkiem niektórych przypadków przewidzianych w przepisach),
- od 1 stycznia 2027 r. – przedsiębiorcy, których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. zł. brutto.
Dla najmniejszych podatników przewidziano rozwiązanie tymczasowe – jeśli w danym miesiącu wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami (brutto, z VAT) nie przekracza 10 000 zł, nie występuje obowiązek wystawiania faktur w KSeF do końca 2026 r. W przypadku przekroczenia tego progu obowiązek ten powstaje od faktury, która ten próg przekroczyła.
Czy obowiązkowy KSeF odnosi się do konsumentów?
Nie – obowiązkowy KSeF nie obejmuje faktur dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C). Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy transakcji pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), natomiast w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie ma konieczności wystawiania faktur w KSeF. Takie faktury mogą być nadal wystawiane poza systemem, na dotychczasowych zasadach. Istnieje możliwość dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur B2C, ale należy pamiętać o tym, żeby fakturę przekazać nabywcy w sposób z nim ustalony (np. jako wydruk lub plik z kodem QR).
Jak otrzymać fakturę w KSeF?
a. Wybierz narzędzie
Możesz korzystać z darmowych rozwiązań Ministerstwa Finansów:
- Aplikacja Podatnika KSeF (ksef.podatki.gov.pl),
- Aplikacja Mobilna KSeF,
- e-mikrofirma (przez e-Urząd Skarbowy).
Poza tym możesz skorzystać z rozwiązań komercyjnych.
b. Zaloguj się do systemu
- przez stronę KSeF lub system księgowy,
c. Znajdź fakturę
- przejdź do zakładki „Lista faktur”,
- znajdziesz tam wszystkie faktury wystawione dla Ciebie.
Regularnie sprawdzaj, czy pojawiły się nowe faktury – jest to istotne np. dla terminu płatności.
Jak zdobyć certyfikat i jakie są jego typy?
Typy certyfikatów KSeF:
- certyfikat typu 1 – służy do autoryzacji w systemie,
- certyfikat typu 2 – potrzebny przy wystawianiu faktur w trybach specjalnych (offline-niedostępność KSeF, offline24, tryb awaryjny); umożliwia oznaczenie faktury kodem QR do weryfikacji.
Jak uzyskać certyfikat?
Certyfikat KSeF można uzyskać poprzez złożenie wniosku w systemie – ta opcja jest dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Aby zdobyć certyfikat:
- trzeba uwierzytelnić się w KSeF jako podatnik lub osoba upoważniona (np. Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej , podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną),
- następnie złożyć wniosek o wydanie certyfikatu, podając dane wymagane przez system,
- po pomyślnym rozpatrzeniu wniosku certyfikat jest wydawany i udostępniany do pobrania.
Certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż 2 lata od daty jego wystawienia lub od daty rozpoczęcia jego obowiązywania, wskazanej przez podatnika.
Kto może zdobyć certyfikat?
Certyfikat może uzyskać każdy podatnik/podmiot posiadający NIP, jak również osoby i podmioty przez niego upoważnione. Aby zdobyć certyfikat KSeF, należy zalogować się do systemu.
Szczegółowe informacje na stronie: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef
Jak funkcjonuje samofakturowanie w KSeF?
Samofakturowanie w KSeF działa identycznie jak wcześniej – nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, pod warunkiem, że strony zawarły odpowiednią umowę. Jedyną zmianą jest wymóg nadania nabywcy odpowiednich uprawnień w systemie, aby mógł wystawiać e-faktury w imieniu sprzedawcy. Sam mechanizm samofakturowania oraz wynikające z niego zobowiązania podatkowe pozostają bez zmian.
Co się dzieje po przekroczeniu limitu 10 tys. zł?
Jeżeli w danym miesiącu przekroczysz próg 10 tys. zł, jesteś zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF – począwszy od faktury, która ten próg przekroczyła. Od tego momentu kolejne faktury także powinny być wystawiane w systemie.
Ważne: po przekroczeniu progu nie wracasz już do poprzednich zasad, nawet jeśli w kolejnych miesiącach wartość sprzedaży dokumentowana fakturami będzie niższa.
Co jest wliczane do limitu?
Do limitu zalicza się wyłącznie sprzedaż dokumentowaną fakturami, które podlegają obowiązkowi wystawienia w KSeF. Limit ustala się jako sumę wartości tych faktur w danym miesiącu, liczonych w kwotach brutto (czyli z VAT).
Do limitu 10 000 zł nie zalicza się:
- sprzedaży na rzecz osób fizycznych (B2C),
- sprzedaży rejestrowanej na kasie fiskalnej,
- paragonów z NIP do 450 zł (faktury uproszczone),
- faktur wyłączonych z KSeF na podstawie regulacji szczególnych.
Jak mam postępować w trybie offline i offline 24?
W ramach obowiązkowego KSeF 2.0 funkcjonują dwa sposoby wystawiania faktur: tryb online i tryb offline. Tryb online to wystawianie faktur poprzez wysyłkę pliku faktury do KSeF w czasie rzeczywistym. Tryb offline sprowadza się do wystawienia faktury poza KSeF i późniejszego przesłania jej do systemu w określonym terminie.
Tryby offline
Rodzaje trybów:
Tryb offline24 – możesz wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale musisz przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Ważne: twój kontrahent otrzymuje tę fakturę w KSeF – nie udostępniasz jej nabywcy przed wysłaniem jej do systemu.
Tryb offline (niedostępność KSeF) – używany, gdy system KSeF jest czasowo niedostępny (np. przerwy serwisowe); faktury wystawiasz poza systemem i przekazujesz do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu tej niedostępności. Ważne: twój kontrahent otrzymuje tę fakturę w KSeF – nie udostępniasz jej nabywcy przed wysłaniem jej do systemu. Informacja o czasowej niedostępności systemu z powodu prac serwisowych będzie ogłaszana w BIP MF z wyprzedzeniem i będzie dostępna z poziomu oprogramowania do wystawiania faktur, z którego korzystasz.
Tryb awaryjny – stosuje się po ogłoszeniu awarii KSeF komunikatem w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Umożliwia on kontynuowanie wystawiania faktur pomimo problemów technicznych systemu. W tym czasie faktura jest wystawiana elektronicznie zgodnie ze strukturą FA(3) i przekazywana kontrahentowi w uzgodniony sposób Następnie trzeba ją przesłać do KSeF w celu nadania numeru – nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Ważne: tylko w tym przypadku możesz udostępnić fakturę swojemu kontrahentowi przed jej wysłaniem do KSeF.
Awaria całkowita KSeF – wyjątkowa sytuacja, w której KSeF nie funkcjonuje z przyczyn systemowych (np. związanych z bezpieczeństwem państwa lub infrastruktury). Komunikat o tej awarii zostanie udostępniony w środkach masowego przekazu np. radiu, telewizji, internecie. W tym okresie podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF – bez używania wzoru faktury ustrukturyzowanej do KSeF i bez obowiązku późniejszego przesyłania ich do systemu. Faktury mogą być przekazywane kontrahentom w dowolny sposób, co ma zapewnić ciągłość obrotu gospodarczego w sytuacjach kryzysowych.
Uwaga: jeśli wystawisz fakturę poza KSeF, nie wystawiaj jej ponownie w tym systemie. Takie postępowanie skutkuje wystawieniem dwóch odrębnych faktur do jednej transakcji. Przy kolejnej transakcji wystaw fakturę już prawidłowo w systemie, tam też otrzyma ją nabywca.
Przypominamy, że wizualizację faktury wystawca może udostępnić nabywcy dopiero po jej zarejestrowaniu w systemie (nadaniu numeru KSeF). Taka faktura jest wtedy oznaczona kodem i numerem KSeF.
Kiedy i jak złożyć ZAW-FA?
ZAW-FA składa się, aby uzyskać dostęp do KSeF i wyznaczyć osobę do jego obsługi.
Kogo dotyczy?
- podmiotów niebędących osobą fizyczną (np. spółek, jednostek samorządu terytorialnego, fundacji, stowarzyszeń), które nie mają pieczęci kwalifikowanej,
- organów egzekucyjnych.
Kiedy złożyć?
- przed rozpoczęciem użytkowania KSeF.
Jak złożyć?
- w formie papierowej – w urzędzie skarbowym lub listownie,
- elektronicznie – przez e-Urząd Skarbowy do właściwego naczelnika urzędu.
Jak nadać uprawnienia swojej księgowej?
Najprościej nadać uprawnienia za pomocą systemu KSeF:
- zaloguj się do KSeF,
- przejdź do zarządzania uprawnieniami,
- wskaż osobę i przydziel jej odpowiedni zakres uprawnień.
Gdzie szukać pomocy i dodatkowych informacji?
Ministerstwo Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa realizują różnorodne działania wspierające wdrażanie i korzystanie z KSeF. Jednym z kluczowych elementów jest infolinia KAS, która działa bez przerwy i jest dostępna dla przedsiębiorców przez całą dobę. Konsultanci udzielają zarówno wsparcia merytorycznego, jak i technicznego dotyczącego funkcjonowania systemu. Można dzwonić na numery:
- 22 330 03 30 (z telefonów komórkowych)
- 801 055 055 (z telefonów stacjonarnych)
- +48 22 330 03 30 (z zagranicy)
Ponadto przedsiębiorcy mogą skorzystać z formularza kontaktowego dostępnego pod adresem ksef.podatki.gov.pl/formularz i umówić wizytę w urzędzie skarbowym. Pracownicy urzędów udzielają potrzebnych informacji i pomagają w nauce obsługi systemu.
Korzystaliśmy z danych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.