Prowadzisz biznes? Istotne informacje. 13 kwestii dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur

Od początku lutego przedsiębiorstwa zalewają działy księgowe zapytaniami dotyczącymi Krajowego Systemu e-Faktur. Wybraliśmy te z nich, które pojawiają się nagminnie. Na pytania odpowiada Radosław Lasota, Product Manager ds. Biur Rachunkowych w Comarch ERP.

Czy mogę zostać obciążony karą za nieużywanie KSeF?

Do końca bieżącego roku nie są stosowane sankcje za brak wykorzystania KSeF ani za potknięcia w jego użytkowaniu, ponieważ regulacje przewidujące kary finansowe wejdą w życie dopiero od kolejnego roku. To znaczy, że firma nie poniesie negatywnych konsekwencji pieniężnych za to, że jeszcze nie wystawia lub nie przyjmuje faktur w systemie, bądź też zrobi błąd i nie prześle dokumentu w wyznaczonym terminie.

Należy jednak pamiętać, że powinności związane z KSeF już teraz mają pośredni wpływ na odpowiedzialność płatnika podatków. Informacje odnośnie faktur wystawianych oraz otrzymywanych w KSeF muszą być bowiem poprawnie prezentowane w plikach JPK, a te są już objęte karami za pomyłki lub nieścisłości.

Pomimo nieobecności kar bezpośrednio powiązanych z KSeF, warto zacząć operować w systemie już teraz, ponieważ i tak każdy będzie musiał to robić. Od przyszłego roku posługiwanie się KSeF stanie się obligatoryjne. Czas bez kar to doskonała szansa na wdrożenie właściwych procesów, sprawdzenie funkcjonowania rozwiązań w działaniu oraz zlokalizowanie możliwych pól ryzyka. To okres na bezkolizyjne doskonalenie procedur, wyciąganie lekcji z ujawniających się nieprawidłowości oraz zbudowanie biegłości zespołu, tak aby w momencie startu wymogu pracować efektywnie i bez błędów.

Co powinienem zrobić, jeżeli pomylę się na fakturze? Czy mogę ją skorygować lub wycofać?

W KSeF jedyną dozwoloną metodą naprawienia błędu jest sporządzenie faktury korygującej. Nie jest to jednakże metoda, której powinno się unikać — faktury korygujące są zwyczajnym komponentem praktyki księgowej. System nie umożliwia wystawiania not korygujących ani kasowania dokumentów, co w przeszłości było czasem stosowane na rynku.

W jaki sposób KSeF odbije się na modelu kooperacji z biurem rachunkowym?

W praktyce takich modeli może być kilka, lecz najczęściej można zauważyć dwa scenariusze. Wszystko jest uzależnione od tego, w jaki sposób przedsiębiorca pragnie rozdzielić zadania z biurem rachunkowym i na ile zamierza angażować się w obsługę KSeF. Pierwszy model, najprostszy, sugeruje, że to przedsiębiorca wykonuje początkową selekcję dokumentów. Wystawia faktury sprzedażowe w systemie (np. Comarch Betterfly lub Comarch ERP Optima) i wysyła je do KSeF, a następnie pobiera stamtąd wszystkie faktury kosztowe, które zostały do niego przypisane. Wykonuje wstępną selekcję — rozdziela wydatki firmowe od tych, które nie są związane z prowadzoną działalnością, a w razie niejasności dodaje objaśnienia do problematycznych dokumentów. Wielu mikroprzedsiębiorców ma tendencję do gromadzenia faktur „na wszelki wypadek”, zatem taka selekcja pomaga zapobiec przyszłym nieporozumieniom.

Kiedy zbiór dokumentów jest gotowy — czyli faktury sprzedażowe, wybrane faktury kosztowe oraz krótkie adnotacje wyjaśniające problematyczne pozycje — przedsiębiorca przekazuje je drogą elektroniczną do biura rachunkowego. W ten sposób księgowy uzyskuje pełny kontekst i może od razu je zaksięgować oraz przygotować informacje podatkowe dla klienta. Dla księgowego jest to spore udogodnienie, gdyż pracuje na sprawdzonych dokumentach i może szybciej przygotować rozliczenia.

Drugi model bazuje na całkowitym wsparciu biura rachunkowego. W tym wariancie to księgowy pobiera z KSeF wszystkie faktury kosztowe klienta i sam dokonuje analizy, co jest kosztem, a co wymaga objaśnienia. W razie wątpliwości pyta przedsiębiorcę. Co ważne, księgowy ma także możliwość wystawiania faktur sprzedażowych w imieniu klienta, jeśli ten da mu odpowiednie upoważnienia. Z tego rozwiązania korzystają przedsiębiorcy, którzy preferują koncentrację na prowadzeniu biznesu, oddając kwestie techniczne oraz formalne swoim księgowym.

Niezależnie od wybranego modelu przedsiębiorca utrzymuje dostęp do dokumentów i całkowitą klarowność rozliczeń. Integracja KSeF z systemami Comarch zapewnia automatyzację obiegu dokumentów, stały dostęp do danych oraz sprawną i bezpieczną współpracę między firmą a biurem rachunkowym.

Zmieniam biuro rachunkowe. Gdzie odszukam swoje faktury i w jaki sposób je przeniosę?

Faktury w KSeF przechowywane są przez 10 lat, w związku z tym zmiana biura rachunkowego nie obliguje do fizycznego transportowania segregatorów ani całego kompletu plików z fakturami. Nowe biuro, po przyznaniu mu odpowiednich uprawnień, otrzyma dostęp do dokumentów w systemie. Wyjątek stanowią dokumenty, które nie znajdują się w KSeF, np. papiery, które nie mają charakteru faktury, czy faktury od zagranicznych kontrahentów. W takich przypadkach dokumenty trzeba przekazać w inny sposób, np. na nośniku, przez e-mail albo poprzez system księgowy umożliwiający dalszą pracę z tymi danymi.

Czy potrzebuję płatnego programu, aby wystawiać faktury w KSeF?

Nie. Na rynku dostępne są bezpłatne narzędzia, także te oferowane przez Ministerstwo Finansów, które pozwalają na przesyłanie dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur. Trzeba jednakże pamiętać, że darmowe rozwiązania mają charakter podstawowy. Często związane są z koniecznością ręcznego wprowadzania danych przy każdej transakcji, brakiem kartotek kontrahentów czy produktów oraz ograniczoną automatyzacją. Dla mikrofirm poszukujących równowagi pomiędzy oszczędnością a wygodą Comarch stworzył aplikację Betterfly. To nowoczesne i proste w obsłudze narzędzie dostępne w dwóch wariantach: darmowym (z limitem 10 dokumentów miesięcznie) oraz nielimitowanym za blisko 5 zł na miesiąc. Obie wersje oferują funkcje automatyzujące pracę: dane kontrahenta pobierane są z GUS po wpisaniu numeru NIP, towary i usługi można wykorzystać ponownie, a faktury mogą być automatycznie wysyłane do KSeF i pobierane z systemu. Dzięki temu sporządzenie i obsługa dokumentów zabierają o wiele mniej czasu.

Wersja płatna, poza brakiem limitu faktur, ma inne dodatkowe korzyści — umożliwia m.in. wystawianie faktur walutowych, zaliczkowych czy cyklicznych. To komfortowe, jeżeli firma potrzebuje większej elastyczności w codziennym operowaniu dokumentami.

Ostateczna decyzja zależy od tego, ile faktur wystawia się w miesiącu i czy zależy nam na pełnej automatyzacji oraz dodatkowych funkcjach — dla wielu mikroprzedsiębiorców darmowa wersja może być wystarczająca, lecz jeżeli chcemy oszczędzić czas i korzystać ze wszystkich opcji, wersja płatna zapewnia pełen komfort.

HtmlCode

Jak uruchomić program do KSeF na swoim komputerze?

To naprawdę nieskomplikowane. Pierwszym krokiem jest przejście do Aplikacji Podatnika KSeF, zalogowanie się przez profil zaufany i wygenerowanie tokenu lub certyfikatu, który łączy program księgowy z KSeF. To jedynie kilka kliknięć. Zarówno Ministerstwo Finansów, jak i nasza firma stworzyły krótkie instrukcje, które prezentują procedurę krok po kroku.

Gdy token lub certyfikat KSeF jest gotowy, wystarczy dodać go w ustawieniach programu księgowego. Od tego momentu system samoczynnie łączy się z KSeF: wysyła faktury do KSeF i pobiera dokumenty od kontrahentów bez dodatkowych interwencji ze strony przedsiębiorcy.

Nowoczesne programy, takie jak przywołany Comarch Betterfly, idą o krok dalej: mogą np. wysyłać faktury do KSeF automatycznie w chwili ich zatwierdzenia, bez konieczności klikania „wyślij”. Mogą też samoczynnie pobierać wszystkie faktury kosztowe, dzięki czemu po zakupie nowy dokument pojawia się w aplikacji prawie natychmiast.

Czy dobry program księgowy rozwiąże wszystkie trudności związane z KSeF oraz regulacjami?

Program może w znaczący sposób uprościć i zautomatyzować pracę, lecz nie zastąpi regulacji i odpowiedzialności przedsiębiorcy ani księgowego. W nowej sytuacji nie ma np. możliwości wystawiania faktur z datą wsteczną, a ocena, czy dany wydatek jest kosztem podatkowym, w dalszym ciągu wymaga decyzji i ewentualnych objaśnień. Oprogramowanie ułatwi komunikację z KSeF, ale nie wykona wszystkich operacji za nas.

Co nastąpi, gdy nie mam dostępu do internetu albo kiedy KSeF po stronie ministerstwa nie funkcjonuje?

W tego rodzaju sytuacjach przepisy przewidują metody awaryjne, które pozwalają na zachowanie ciągłości sprzedaży. W przypadku kłopotów po stronie przedsiębiorcy najczęściej wykorzystywany będzie tryb offline 24. Jest to rozwiązanie przeznaczone na okoliczność, kiedy nie ma możliwości przesłania faktury do KSeF w momencie jej sporządzenia (np. brak internetu czy chwilowa usterka techniczna po stronie firmy). Fakturę wystawioną w tym trybie należy przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Jeżeli problemy z systemem pojawiają się po stronie ministerstwa, podczas sporządzania dokumentu można zaznaczyć odpowiedni tryb, np. offline lub awaria. Niedostępność systemu może wynikać zarówno z planowanych prac, modernizacji czy przerw technicznych ogłaszanych przez Ministerstwo Finansów, jak i z nagłej awarii technicznej, która uniemożliwia bieżącą obsługę dokumentów. Użycie trybu awaryjnego chroni przed następstwami powiązanymi z czasową niezdolnością wysyłki.

Jestem lekarzem. Wystawiam tylko jedną fakturę na miesiąc. Czy również muszę korzystać z KSeF?

Zasadniczo obowiązek tyczy się szerokiego grona przedsiębiorców, niezależnie od branży, wielkości przychodów czy statusu VAT. Dla najmniejszych podmiotów przewidziano jednak pewne uproszczenie — mikroprzedsiębiorcy, którzy w danym miesiącu nie wystawiają faktur o łącznej wartości (liczonej wraz z podatkiem) przekraczającej 10 tys. zł, do końca bieżącego roku mogą korzystać ze zwolnienia z powinności e-fakturowania. Po przekroczeniu tego limitu mają obowiązek wystawiania faktur w KSeF.

Co z fakturami za paliwo albo telefon? W jaki sposób je teraz otrzymam?

Na stacjach benzynowych na razie nie wszystko musi się zmienić — w dalszym ciągu możesz otrzymać papierową fakturę uproszczoną za paliwo, co jest zgodne z obowiązującymi przepisami. Tego typu dokumenty nie trafiają samoczynnie do KSeF, lecz wprowadzenie ich do systemu księgowego, np. w Betterfly, pozwala mieć pełny wgląd w koszty firmy i uporządkowaną dokumentację.

W przypadku usług telekomunikacyjnych sytuacja wygląda odmiennie. Jeżeli posiadasz telefon lub sprzęt na raty, kwota na fakturze w KSeF może nie być identyczna z tym, co faktycznie opłacasz w danym miesiącu. Dlatego operatorzy dodatkowe szczegóły oraz rozliczenia w dalszym ciągu przesyłają przez e‑mail – tak jak dotychczas. Te informacje nie trafiają do KSeF.

Czy system da mi znać, że ktoś sporządził fakturę dla mojej firmy?

Tak – po zalogowaniu się do aplikacji współpracującej z KSeF widoczna jest informacja o pobranych dokumentach. Aplikacja Betterfly automatycznie kontroluje twoje faktury w KSeF i pobiera każdą nową fakturę kosztową sporządzoną na twój numer NIP. Przedsiębiorca może więc od razu zweryfikować tego typu wydatek i jednym kliknięciem przesłać go do biura rachunkowego. To rozwiązanie zapewnia kontrolę nad kosztami oraz pewność, że żadna faktura za media czy paliwo nie umknie.

Jak wygląda kwestia załączników do faktury w KSeF i czy istnieje możliwość dodania pliku PDF?

W KSeF można dodawać załączniki, lecz wyłącznie w jednej, ściśle ustalonej formie, tzw. załączniku ustrukturyzowanym. Oznacza to, że nie ma możliwości dołączania dowolnych plików. Nie da się zatem po prostu wrzucić zwykłego pliku PDF, skanu, zdjęcia czy dokumentów powiązanych z wyceną lub projektem.

Jeżeli wcześniej przedsiębiorca wysyłał kontrahentom dodatkowe materiały wraz z fakturą, w KSeF sytuacja się zmienia — system nie obsługuje tego rodzaju załączników. Z tego względu te pliki w dalszym ciągu trzeba przekazywać oddzielnie, np. poprzez e‑mail albo w innym ustalonym formacie. KSeF akceptuje tylko fakturę w strukturze XML, która nie jest zamiennikiem tradycyjnego pliku PDF ani innych dokumentów dodatkowych.

Co z fakturami od i dla kontrahentów z zagranicy?

W przypadku faktur sporządzanych dla kontrahentów zagranicznych lub faktur od nich otrzymywanych należy pamiętać, że Krajowy System e-Faktur obejmuje jedynie faktury krajowe. Oznacza to, że dokumenty zagraniczne nie są automatycznie rejestrowane w systemie. W przypadku wystawiania faktury dla kontrahenta zagranicznego dokument należy wprowadzić do KSeF, jednakże kontrahent nie ma do niego dostępu w systemie. Zatem tego rodzaju fakturę trzeba wysłać odbiorcy odrębnie w uzgodniony z nim sposób, np. poprzez e‑mail, tak jak dotychczas.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google. Materiał reklamowy na zlecenie marki Udostępnij artykuł Newsletter Bądź na bieżąco z informacjami ze świata biznesu i finansów Zapisz się

Najpopularniejsze w BUSINESS INSIDER

Materiał promocyjny

Kiedy długi stają się problemem? | Onet Rano

dzisiaj 12:50 Biznes

Milionowe koszty wojny. Jedno z największych polskich biur podróży podało kwoty

dzisiaj 11:57 Damian Słomski Materiał promocyjny

Transformacja energetyczna przyspiesza. Gdzie trafią miliardy? | Onet Rano Finansowo

dzisiaj 11:49 Materiał promocyjny

Europa zmienia model gospodarki. Liderzy biznesu spotkają się w Katowicach

dzisiaj 09:50 Materiał promocyjny

Gdy eCommerce staje się rdzeniem biznesu, outsourcing technologii przestaje być główną opcją

dzisiaj 07:30 Biznes

Z Bielska-Białej do Apple. Polska firma przejęta przez giganta technologicznego

wczoraj 15:54 Karolina Gawot Materiał promocyjny

5 najlepszych systemów VoIP dla firm 2026 – wybraliśmy najlepsze rozwiązania dla biznesu

wczoraj 14:00 Materiał promocyny

Blackout, susza, chaos informacyjny. Czy polskie firmy są gotowe na świat wielu kryzysów naraz?

wczoraj 14:00 Materiał promocyjny

Największe ryzyko dla polskich firm? Ignorowanie tego, co już widać

wczoraj 13:30 Biznes

Biedronka i Lidl walczą o portfele Polaków. Kto wygrywa wojnę cenową?

wczoraj 12:46 Paweł Rusak Biznes

Majątek Janusza Palikota wystawiony na Olx. Tyle kosztuje Browar Tenczynek

wczoraj 08:08 Beata Michalik Biznes

Śmierć norweskiego milionera w Gwatemali. Na pokładzie samolotu była też jego żona

poniedziałek 16:35 Mateusz Ćwierz Materiał promocyjny

Cyfryzacja firm pod lupą. Portal myERP weryfikuje, co napędza wdrożenia IT

poniedziałek 00:00 Biznes

Sprzedawca ołówków "złamał" nawet Ikeę. Zarabia na nich miliony

niedziela 08:52 Kelly Burch Biznes

Polskie firmy robią interesy z Afryką. Kilkanaście nowych umów

sobota 20:25 Damian Słomski Biznes

Iran grozi sąsiadowi Polski. "Zaangażowała się w wojnę"

sobota 19:16 Damian Słomski Biznes

Redaktor w TVP nie reagował na "żarty" gościa. Wysoka kara od KRRiT

sobota 12:49 Beata Michalik