Jedną z kluczowych decyzji właściciela firmy w odniesieniu do Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonanie wyboru zastosowania certyfikatu. Jeżeli się on pomyli, może to spowodować brak możliwości wystawiania dokumentów sprzedażowych w trakcie problemów z funkcjonowaniem systemu lub w przypadku braku połączenia z siecią internetową. Na co firmy powinny zwrócić szczególną uwagę?
Wybór certyfikatu w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) może się wydawać jednym z wielu drobnych szczegółów technicznych. Niemniej jednak eksperci zaznaczają, że jest to jedno z newralgicznych rozstrzygnięć operacyjnych.
– Wielu przedsiębiorców uważa certyfikat w KSeF za zwyczajny plik do ściągnięcia. Tymczasem jest to cyfrowy instrument dostępu do komunikacji z administracją skarbową, który ma wpływ na bezpieczeństwo procedur w firmie – akcentuje Zuzanna Kwiatkowska, specjalistka ds. księgowo-podatkowych w fillup k24.
Dodaje ona, że właściciele firm powinni zachować szczególną czujność w czasie generowania certyfikatu w Aplikacji Podatnika. System wymaga wtedy od nich wskazania zastosowania certyfikatu, prezentując dwie nazwy: „Podpis linku do weryfikacji wystawcy” i „Uwierzytelnienie w systemie KSeF”. Firmy mogą nie być świadome faktu, że rozbieżność między nimi ustala dwa odmienne sposoby funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
W czasie niedostępności systemu nie wystawisz faktury
Pierwszym typem jest certyfikat do trybu offline. Działa on jedynie w ekstremalnych sytuacjach, a więc głównie w przypadku awarii albo tymczasowej niedostępności systemu. Należy wiedzieć także o tym, że używa się go w dobrowolnym trybie „offline24”, umożliwiającym fakturowanie w razie braku dostępu do KSeF z przyczyn zależnych od podatnika. Jeżeli firma posiada taki certyfikat, może dalej prowadzić fakturowanie, nawet jeśli nie ma połączenia – lecz pod warunkiem spełnienia dokładnie określonych wymogów technicznych.
– Faktura wystawiona offline musi zawierać dwa kody QR: z oznaczeniem „OFFLINE” i z oznaczeniem „CERTYFIKAT”, potwierdzającym tożsamość wystawcy. Co istotne – tryb offline nie jest dostępny w darmowym narzędziu ministerialnym. Oznacza to, że firmy korzystające wyłącznie z rządowej aplikacji nie będą mogły wygenerować faktury w trybie offline w razie awarii. Taką możliwość proponują tylko komercyjne systemy zintegrowane z KSeF – zwraca uwagę Zuzanna Kwiatkowska z fillup k24.
Dodaje ona, że brak certyfikatu trybu offline może spowodować pozbawienie możliwości poprawnego wygenerowania faktury w sytuacji kryzysowej.
Uwierzytelnia, lecz nie pomaga w razie niedostępności systemu
Natomiast drugim typem jest certyfikat autoryzujący. Ten, wbrew temu, co sądzi wiele osób, nie służy do podpisywania faktur ani nie stanowi rozwiązania w sytuacji awaryjnej. Ma on w pierwszej kolejności autoryzować użytkownika w KSeF w systemach komercyjnych – jest jedną z dopuszczalnych metod logowania. W momencie, gdy użytkownik się zaloguje, system zweryfikuje uprawnienia przypisane do identyfikatora podatkowego (NIP lub PESEL) i przeanalizuje zależności w bazach administracji skarbowej.
– W rzeczywistości oznacza to, że jeżeli certyfikat został wygenerowany na NIP, system bierze pod uwagę uprawnienia przypisane do tego NIP, a jeżeli na PESEL – sprawdzane są uprawnienia powiązane z tym numerem. Jeżeli między NIP i PESEL istnieje formalna zależność, użytkownik może funkcjonować w systemie w zakresie uprawnień nadanych na oba identyfikatory – niezależnie od tego, na który z nich wystawiono certyfikat – objaśnia Zuzanna Kwiatkowska.
Ten typ certyfikatu pełni zatem rolę cyfrowego instrumentu dostępu – tożsamość użytkownika jest potwierdzona od strony technicznej, natomiast zakres możliwych działań zależy od przypisanych mu wcześniej formalnie uprawnień
Wybór, którego efekty odczuje całe przedsiębiorstwo
Jeżeli firma mylnie wybierze zastosowanie certyfikatu w panelu administracyjnym KSeF, skutkiem może być ograniczenie funkcjonalności systemu i utrudnienie poprawnego oznaczania faktur. Niekiedy konsekwencją takiej decyzji może być całkowite zakłócenie procesu sprzedaży.
– W dobie pełnej digitalizacji obiegu faktur nawet pozornie techniczny wybór może wywołać bardzo realne następstwa biznesowe. Certyfikat w KSeF to nie formalność – to narzędzie, które decyduje o tym, czy przedsiębiorstwo w istotnym momencie będzie mogło funkcjonować bez przestojów. Zastosowanie odpowiednich rozwiązań technologicznych pozwala zautomatyzować te procesy, dając firmie pewność, że jej system jest przygotowany na każdy scenariusz – podkreśla specjalistka ds. księgowo-podatkowych z fillup k24.