Problematyczna dla przedsiębiorstwa w odniesieniu do Krajowego Systemu e-Faktur bywa nie tylko zawartość rachunku, ale także zrealizowanie wymogów natury technicznej. Mowa o ograniczeniach, które na pierwszy rzut oka są niedostrzegalne – stąd łatwo o błąd i wpadnięcie w sidła. Na co szczególnie powinni zwracać uwagę zarządzający firmami?
Ból głowy przedsiębiorcom mogą sprawiać następne zagadnienia powiązane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Przypomnijmy, że na początku lutego, krótko po jego uruchomieniu, właściciele przedsiębiorstw mieli poważne problemy z uzyskaniem dostępu. Było to skutkiem wielogodzinnych awarii Profilu Zaufanego, który służył jako brama do KSeF.
KSeF, czyli kłopoty piętrzą się
W efekcie przedsiębiorcy sygnalizowali konieczność wdrożenia innej nieodpłatnej możliwości logowania. To przyczyniło się do przyspieszenia prac Ministerstwa Finansów nad dostępem do KSeF poprzez aplikację mObywatel. W efekcie ich działań – po integracji nowego systemu z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej – od 14 lutego przedsiębiorcy mają możliwość logowania do KSeF m.in. za pomocą aplikacji mObywatel, mojeID (bankowość elektroniczna), e-dowodu oraz profilu zaufanego.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
Kolejną trudnością są nieuczciwe praktyki powiązane z KSeF. Już kilka dni po uruchomieniu systemu pojawiły się pierwsze przestępcze działania. Wiele firm otrzymało wiadomość e-mail od nadawcy podszywającego się pod urząd skarbowy. Dotyczyła ona stanu przygotowania podatnika do użytkowania KSeF i zawierała prośbę o przesłanie odpowiedzi. To oczywiście sfingowane wiadomości e-mail i próby wyłudzenia – informuje Ministerstwo Finansów.
Istnieją jednak także wyzwania i niebezpieczeństwa, które są trudne do zauważenia, a warto posiadać o nich wiedzę. Odnoszą się one do kwestii technicznych. KSeF w zamyśle ma usprawnić obieg dokumentów, ale równocześnie wprowadza dla podatników pewne ramy techniczne. To sprawia, że dla przedsiębiorcy problematyczna może być nie tylko treść faktury, ale też jej objętość i częstotliwość interakcji firmy z KSeF. Jakie techniczne trudności należy brać pod uwagę?
Faktury zbiorcze – i znowu problem
Wytyczne Ministerstwa Finansów informują, że każdy dokument XML wysyłany do systemu nie może przekraczać 1 MB. W przypadku standardowej faktury taki limit jest trudny do przekroczenia, lecz sytuacja ulega zmianie, gdy mamy do czynienia z fakturami zbiorczymi, obejmującymi tysiące pozycji towarowych.
– Większość przedsiębiorców nie powinna martwić się limitem wielkości pliku, jednak firmy z sektora handlu detalicznego, logistyki lub energetyki, wystawiające faktury za tysiące usług lub produktów na jednym dokumencie, powinny sprawdzić w swoich procesach, czy nie przekroczą ograniczeń narzuconych przez KSeF – akcentuje Michał Sosnowski, business development director z Exorigo-Upos.
Następne ograniczenie: limit wierszy
Krajowy System e-Faktur oznacza znaczną zmianę w kontekście załączników do faktur w formatach PDF lub JPG. KSeF akceptuje jedynie uporządkowane dane tekstowe, co oznacza, że specyfikacje, protokoły odbioru lub kosztorysy nie mogą być dodawane do e-faktury. Te dodatkowe informacje powinny być zawarte w przeznaczonych do tego polach tekstowych (np. DodatkowyOpis) lub przekazane kontrahentowi inną drogą.
Alternatywnym rozwiązaniem jest umieszczanie w treści faktury odsyłaczy do zewnętrznych lokalizacji danych. W określonych przypadkach, po wcześniejszym otrzymaniu zgody urzędu skarbowego na korzystanie z ustrukturyzowanego załącznika (poprzez przesłanie formularza ZGL_ZAL w e-US), możliwe jest przekazanie kontrahentowi dodatkowych informacji w opcjonalnym węźle Zalacznik. E-faktura zawierająca ustrukturyzowany załącznik umożliwia przesłanie większego pliku XML – do 3 MB.
– Trzeba pamiętać, że nawet w przypadku użycia węzła „Zalacznik” wciąż obowiązuje limit 10 tys. pozycji na jednej fakturze – tyle wierszy (FaWiersz) dopuszcza schema FA(3). Mimo że powiększony limit wielkości pliku XML hipotetycznie pozwalałby na ujęcie większej liczby pozycji, w praktyce to właśnie limit wierszy jest osiągany szybciej niż limit 3 MB. Jest to problem, który był wielokrotnie zgłaszany Ministerstwu Finansów. Oba ograniczenia są niepraktyczne i często wymuszają kosztowne modyfikacje procesów biznesowych, w których faktura jest jedynie końcowym etapem skomplikowanego łańcucha zdarzeń. W rezultacie są to obszary, w których KSeF zamiast wspierać, faktycznie utrudnia funkcjonowanie firm – zauważa Michał Sosnowski.
Należy pamiętać, że podatnik, który ma w planach wystawianie i przesyłanie do KSeF faktur z załącznikiem, jest zobowiązany do złożenia do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej powiadomienia o takim zamiarze. Składa się je wyłącznie za pomocą konta w e-Urzędzie Skarbowym.
Górny pułap: do 100 MB
Niektóre podmioty, zwłaszcza te duże, generują bardzo dużą liczbę dokumentów. W ich przypadku KSeF przewiduje tzw. sesje pakietowe. I tu pojawia się kolejne ograniczenie. Łączna wielkość skompresowanego pakietu dokumentów (ZIP) nie może być większa niż 100 MB.
– Przekroczenie tych parametrów skutkuje odrzuceniem całej sesji przez bramkę ministerstwa, co w praktyce może oznaczać niewypełnienie obowiązku wystawienia faktury w terminie – podkreśla Paweł Pustelnik, odpowiedzialny w Exorigo-Upos za system SmartKSeF.
Jak widać, wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana formalna, ale konkretne wyzwanie operacyjne i technologiczne. Oprócz prawidłowego wypełniania faktur przedsiębiorcy muszą uwzględniać limity techniczne – zarówno pod względem ilości pozycji, jak i objętości plików – oraz wybrać optymalny sposób komunikacji z systemem. Osoba zarządzająca firmą powinna mieć świadomość tych ograniczeń.
KSeF: kogo dotyczą obowiązki
Przypomnijmy, że Krajowy System e-Faktur został uruchomiony 1 lutego. Od tego dnia obowiązek wystawiania na tej nowej platformie faktur ustrukturyzowanych mają największe przedsiębiorstwa, czyli te, które w 2024 r. miały sprzedaż przekraczającą 200 mln zł. Według szacunków Ministerstwa Finansów, takich firm jest około 4,2 tys.
W drugim etapie, który rozpocznie się 1 kwietnia, faktury ustrukturyzowane będą musiały wystawiać pozostałe przedsiębiorstwa – z wyjątkiem najmniejszych, które mają być objęte tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r. Dotyczy to przedsiębiorstw, których comiesięczne obroty podlegające dokumentowaniu poprzez KSeF nie przekraczają 10 tys. zł.
To tyle w odniesieniu do wystawiania faktur. Natomiast w kwestii ich otrzymywania – ten obowiązek obejmuje wszystkie przedsiębiorstwa od 1 lutego.