Krajowy System e-Faktur to poważne zadanie dla firm. Niemniej jednak, dzięki właściwemu wprowadzeniu, może przekształcić się w instrument, który zapewni przewagę nad rywalami rynkowymi. Wsparcie w tym zakresie mogą zapewnić również narzędzia udostępniane przez banki. Należy zwrócić uwagę na wyjątkowe rozwiązanie, które łączy KSeF z bankowością online.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedno z kluczowych wymagań tego roku dla przedsiębiorców. To istotna zmiana, a nawet przełomowa, jeśli chodzi o modyfikację metody rozliczania faktur. Dla przypomnienia, od 1 lutego nakaz wysyłania faktur usystematyzowanych będą miały duże przedsiębiorstwa, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż wyższą niż 200 mln zł. Od 1 kwietnia ten obowiązek obejmie pozostałe podmioty gospodarcze. Wykluczone z niego będą tylko firmy, u których miesięczna wartość sprzedaży jest niższa lub równa 10 tys. zł.
Należy jednak zaznaczyć, że przymus otrzymywania faktur z KSeF będą miały od 1 lutego wszystkie podmioty, niezależnie od rozmiaru. I już ten fakt generuje wśród właścicieli firm liczne obawy.
Reklama
Zobacz także
Sprawdź: system do zarządzania fakturami, dokumentami, archiwizacją i KSeF. Oferta specjalna dla użytkowników Bankier.pl
KSeF jako podstawa przewagi
Wielu przedsiębiorców uważa KSeF za obciążenie i kolejny obowiązek administracyjny. Warto jednak popatrzeć na tę kwestię inaczej – jeśli zostanie on wprowadzony w odpowiedni sposób, uważnie i zgodnie z regułami, może dać firmie konkurencyjną siłę. Przedsiębiorca może dzięki niemu uzyskać szereg korzyści i prześcignąć rywali rynkowych.
Tę przewagę firma może zdobyć zwłaszcza dzięki automatyzacji i cyfryzacji procesów księgowych. Należy podkreślić, że KSeF zagwarantuje pełną automatyzację fakturowania na wszystkich etapach – a więc od utworzenia, przez wysłanie, aż po zaksięgowanie faktury. To sprawi, że nie będzie konieczności ręcznego wprowadzania danych, co znacząco usprawni pracę i zredukuje ryzyko pomyłek popełnianych przez człowieka.
Zautomatyzowanie procesów w rezultacie przyniesie przedsiębiorcom oszczędność czasu i obniżenie kosztów. Dzięki cyfryzacji znacznie spadną ich wydatki związane między innymi z artykułami biurowymi, drukiem, a także wysyłką tradycyjną pocztą oraz archiwizacją dokumentów w formie papierowej.
Szybszy przepływ dokumentów i lepsza ochrona
Ogromną zaletą związaną z KSeF będzie dla firm także sprawniejszy przepływ dokumentów i większa kondycja finansowa. W nowym systemie faktury przesyłane będą od razu. Przedsiębiorcy nie będą tracili czasu na dostarczenie i akceptację tych dokumentów. A to wpłynie na szybsze regulowanie należności przez kontrahentów, co z kolei oddziaływać będzie na lepszą płynność finansową przedsiębiorstw.
Nie bez znaczenia są również kwestie związane z bezpieczeństwem. KSeF oznacza znacznie większą niż dotychczas ochronę dokumentów. Wszystkie faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w centralnym systemie Ministerstwa Finansów. To praktycznie eliminuje ryzyko ich utraty, uszkodzenia czy podrabiania. Warto dodać, że system gwarantuje autentyczność dokumentów i zapewnia ich integralność.
Wielu przedsiębiorców zwraca uwagę na sprawę pozytywnego wizerunku firmy. W tym aspekcie KSeF może tylko pomóc. Wprowadzenie systemu jeszcze przed formalnym obligatoryjnym terminem będzie dowodziło, że firma stawia na innowacje i jest otwarta na korzystanie z nowoczesnych technologii, co na pewno zostanie dobrze odebrane przez klientów i partnerów biznesowych.
Warto zatem traktować KSeF jako inwestycję, która może być początkiem do uzyskania przewagi konkurencyjnej. Dobrze rozplanowane działania umożliwią zoptymalizowanie kluczowych procesów w całej firmie.
Bank wsparciem we włączeniu do nowego systemu
W efektywnej integracji z KSeF firmom mogą pomóc banki. Prekursorem pod tym względem jest na polskim rynku ING Bank Śląski. Zdecydował się on wykorzystać wdrażanie KSeF jako okazję na wsparcie przedsiębiorców w obszarze płatności.
ING Bank Śląski opracował unikalne narzędzie integrujące bankowość internetową z KSeF, umożliwiając firmom tworzenie, odbieranie i przechowywanie e-faktur bezpośrednio w systemie bankowym. Proces integracji jest uproszczony i przebiega za pomocą tokena wygenerowanego w portalu Ministerstwa Finansów, co pozwala na szybkie i pewne połączenie systemów.
– To nie jest element przewidziany ustawą czy wymagany. To jest nasz pomysł na to, jak dzięki KSeF ułatwić obsługę firmy w obszarze zarządzania płatnościami. Jest to nowość, którą mamy nadzieję pozytywnie zaskoczyć naszych klientów – podkreśla Bartosz Traczyk, dyrektor zarządzający, Daily & Transaction Banking Products w ING Banku Śląskim.
Prosto i bezpiecznie
Jak dodaje, ta innowacja została wdrożona również po to, aby korzyści z normalizacji faktur przekazać firmom. Przedsiębiorca, który korzysta z systemu finansowo-księgowego, będzie mógł zintegrować bankowość internetową ING także bezpośrednio z KSeF.
– W bankowości internetowej jeszcze przed wprowadzeniem KSeF pojawi się dedykowana zakładka, w której klient będzie mógł zrealizować integrację z tym systemem, zamienić token lub certyfikat autoryzacyjny i dzięki temu faktury będą się w nim pojawiały. Najważniejsza korzyść polega na tym, że fakturę przedsiębiorca zapłaci w bardzo łatwy, ale też bezpieczny sposób. Nie będzie musiał sprawdzać, czy się nie pomylił na przykład przy wprowadzaniu danych. Będzie wiedział, że ta faktura pochodzi z bezpiecznego źródła, czyli z KSeF – wyjaśnia Bartosz Traczyk.
Jak dodaje, przedsiębiorca będzie miał również większą kontrolę nad tym, za co płaci, ponieważ na tym etapie dostanie możliwość zobaczenia faktury dotyczącej płatności.
– To dopiero początek, będziemy rozwijali te funkcje. Dodamy na przykład powiadomienia dla firm dotyczące tego, że pojawiła się nowa faktura – mówi Bartosz Traczyk.
Zaznacza, że to bardzo ważne, bo jedną z częstych obaw, która pojawia się przy okazji dyskusji o KSeF, dotyczy wystawiania faktur na przedsiębiorców, którzy nie posiadają wiedzy o takim działaniu.
Automatycznie i bez ryzyka błędów
Integracja z KSeF w ING Banku Śląskim została przygotowana w taki sposób, że nie wymaga od przedsiębiorcy wiedzy z zakresu IT ani wykonywania jakichkolwiek działań wdrożeniowych po stronie dostawcy jego usług księgowych. Narzędzie samoczynnie importuje faktury ustrukturyzowane od kontrahentów bezpośrednio do ING Księgowość, a także wysyła wystawione faktury do KSeF, redukując pracę manualną i ryzyko pomyłek.
Oferowana przez ING integracja z KSeF ułatwia codzienne fakturowanie, redukuje formalności i pozwala skoncentrować się na prowadzeniu działalności. Należy dodać, że jest to narzędzie całkowicie bezpłatne. Nie ma tu żadnych ukrytych kosztów. Aby wykorzystywać pełną funkcjonalność, wystarczy posiadać aktywne konto w portalu.
– Dzięki zmianom powiązanym z KSeF umożliwimy małym firmom działanie w sposób, który do tej pory był w zasadzie przeznaczony dla dużych podmiotów – zwraca uwagę Bartosz Traczyk.
Odskocznia do rozwoju
Właściwe wdrożenie KSeF spowoduje, że nie będzie on tylko kolejnym nakazem, ale odskocznią do wyprzedzenia konkurentów rynkowych. Tym bardziej warto zadbać o detale i dokładnie przygotować się na połączenie użytkowanych przez firmę narzędzi z nowym systemem fakturowania.
W technologicznych procesach związanych z KSeF skutecznie może pomóc integracja proponowana przez bank. Biorąc to pod uwagę, warto przemyśleć skorzystanie z unikalnego rozwiązania oferowanego przez ING Bank Śląski. Umożliwi ono prześcignięcie konkurencji i będzie czynnikiem przyspieszającym znacznie szybszy rozwój technologiczny firmy.
Partnerem publikacji jest ING Bank Śląski