Rewolucja w obszarze faktur zbliża się bardzo szybko. Wprowadzany przez państwo Krajowy System e-Faktur wywołuje ogromne zaniepokojenie zarówno wśród właścicieli firm, jak i księgowych. Obawiają się oni między innymi, że nowy mechanizm stanie się sposobem na śledzenie. Kolejne instytucje i eksperci apelują o odroczenie uruchomienia systemu, dowodząc, że jest on nieprzygotowany. Czy istnieje na to możliwość?
Data uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nieubłaganie się przybliża. Pozostało zaledwie kilka tygodni. Dla przypomnienia, duże podmioty gospodarcze, które w roku 2024 osiągnęły przychody przekraczające 200 mln zł, zostaną objęte obowiązkiem przesyłania faktur w tym systemie już 1 lutego. Reszta będzie posiadała ten obowiązek od 1 kwietnia (z wyjątkiem niewielkich firm, których obroty nie przekraczają 10 tys. zł miesięcznie).
Wyżej wymienione zasady dotyczą wyłącznie obowiązku wystawiania rachunków. Natomiast w kwestii ich otrzymywania – wszystkie przedsiębiorstwa, bez względu na rozmiar, będą musiały to robić poprzez nowy system już od 1 lutego.
Reklama
Zobacz także
Sprawdź: system do zarządzania fakturami, dokumentami, archiwizacją i KSeF. Oferta specjalna dla użytkowników Bankier.pl
Długa lista obaw dotyczących KSeF
KSeF to jedna z najbardziej przełomowych zmian w ostatnich latach w polskim systemie podatkowym. Zmodernizuje obieg dokumentów finansowych, ma także poprawić skuteczność poboru podatku VAT. System jednak budzi wśród przedsiębiorców wiele obaw. Czego obawiają się najczęściej?
Krajowy System e-Faktur to nowy, ujednolicony sposób wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. Dla przedsiębiorców oraz wystawiających i odbierających faktury.
Zmiany coraz bliżej. To dobry moment, by sprawdzić, jaki mają wpływ na Ciebie.
🔗 https://t.co/rpq7E3IFsw pic.twitter.com/cMRj7PN6eM— Ministerstwo Finansów (@MF_GOV_PL) December 30, 2025
Jak wynika z ostatniego badania IMM, wielu właścicieli firm uważa KSeF za sposób powszechnej inwigilacji ze strony urzędu skarbowego, który dzięki systemowi uzyska bezprecedensowy dostęp do funkcjonowania firm. Przedsiębiorcy boją się, że będą musieli „tłumaczyć się państwu i służbom z każdej transakcji”. Ich niepokój wywołuje również znacznie większe niż dotychczas niebezpieczeństwo ujawnienia tajemnicy handlowej.
Wśród przedsiębiorców często pojawia się również przekonanie, że KSeF stanowi nadmierne obciążenie dla sektora MŚP, a szczególnie dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Przedstawiciele biznesu prognozują, że rewolucyjne zmiany poskutkują masowym zamykaniem najmniejszych firm.
Przedsiębiorcy są też niezwykle zgodni w opinii, że państwo jest technicznie i organizacyjnie nieprzygotowane do wprowadzenia tak skomplikowanej reformy. Właściciele firm wspominają o chaosie związanym z wprowadzaniem nowych narzędzi i modyfikacji na kilka tygodni przed uruchomieniem systemu. Zaznaczają, że nawet środowiska testowe nie pracują tak, jak powinny.
KSeF to koszmar. „Tak znacząca reforma powinna być lepiej udoskonalona"
Opinie o „nieprzygotowaniu” systemu potwierdzają księgowi i eksperci od biznesu. Z całej Polski nadchodzą informacje o usterkach i nieprawidłowym działaniu narzędzi potrzebnych księgowym w codziennej pracy. Podobne kłopoty mogą się pojawić podczas wdrażania kolejnych narzędzi i nowości, takich jak te związane z KSeF.
– Otrzymujemy dziesiątki sygnałów od księgowych z całej Polski, że KSeF jest dla nich prawdziwym koszmarem administracyjnym, a tak znacząca reforma powinna być znacznie lepiej udoskonalona i przygotowana pod kątem wdrożenia. Nie ma akceptacji księgowych i biur rachunkowych na to, by ponosić pełną odpowiedzialność za wszystkie działania związane z wdrażaniem KSeF, szczególnie w sytuacji, gdy docierają do nas informacje o wielu problemach administracyjnych związanych z rozliczeniami przedsiębiorców i pracowników – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.
Dodaje, że należałoby pomyśleć o odłożeniu terminu wejścia w życie nowego systemu.
– KSeF w dużych firmach ma funkcjonować już 1 lutego, a w mniejszych 1 kwietnia. Uważamy stan zaawansowania prac nad systemem za niewystarczający, a według naszych ekspertów zaledwie co piąta firma jest przygotowana na KSeF. Podtrzymujemy nasze oczekiwania, by rozważyć możliwość kolejnego przesunięcia wprowadzenia tej ustawy w czasie – dodaje Hanna Mojsiuk.
ZPiP: realne niebezpieczeństwo dla funkcjonowania wielu firm
Coraz więcej ekspertów i instytucji domaga się przesunięcia daty wdrożenia KSeF. Wśród nich jest m.in. Związek Przedsiębiorców i Pracodawców (ZPiP). Uważa on, że system trzeba przełożyć i dopracować.
„Obecny kształt systemu, szybkość jego wprowadzania oraz zakres niewyjaśnionych ryzyk tworzą realne niebezpieczeństwo dla ciągłości funkcjonowania wielu firm” – ostrzega związek.
ZPP zauważa, że przedsiębiorcy zgłaszają bardzo dużo uwag dotyczących nowego systemu. Wśród nich znajduje się m.in. „brak ostatecznej i stabilnej specyfikacji technicznej, wynikający z konieczności przebudowy systemu po audycie bezpieczeństwa”, a także „zagrożenie częstymi awariami i brak procedur zapewniających ciągłość pracy, co w praktyce zmusi firmy do stałego monitorowania i dodatkowego zaangażowania kadrowego”.
Rząd pozostaje nieprzejednany: terminu nie zmienimy
Pomimo licznych próśb o zmianę daty startu Krajowego Systemu e-Faktur stanowisko polskiego rządu jest niezmienne – przesunięcie nie jest przewidywane. Przypomnijmy, że w Polsce wprowadzenie systemu e-faktur było już przesunięte. KSeF miał obowiązywać od 1 lipca 2024 r., jednak pół roku przed tą datą rząd podjął decyzję o przesunięciu terminu. Oficjalne uzasadnienie – potrzeba przeprowadzenia audytu systemu informatycznego oraz stworzenia jego ulepszonej, drugiej wersji, czyli KSeF 2.0.
Warto zobaczyć, jak wygląda sprawa wdrażania odpowiedników KSeF w innych krajach. Ich rządy wykazują sporą elastyczność – widząc problemy, ogłaszają przesunięcia terminów na kolejne lata.
KSeF jako narzędzie inwigilacji? Kontrole będą wycelowane
Obawy przedsiębiorców dotyczące tego, że KSeF będzie narzędziem kontroli, nie są pozbawione podstaw. Wraz z uruchomieniem nowego systemu państwo zyska potężny instrument sprawdzania umów. Dzięki niemu zweryfikuje np. czy ktoś faktycznie prowadzi działalność czy zawarł fikcyjną umowę B2B zamiast umowy o pracę. W ten sposób będzie mogło wykorzystywać KSeF np. do wykrywania fikcyjnego samozatrudnienia – napisał ostatnio „Dziennik Gazeta Prawna”.
Co istotne, nowy system będzie zintegrowany z bazami danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Warto zwrócić uwagę także na poszerzone uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy. W rezultacie powstanie system umożliwiający administracji publicznej szybką i automatyczną analizę umów B2B. Dzięki niemu państwo szybko sprawdzi, czy dana osoba faktycznie prowadzi działalność gospodarczą, czy tylko udaje przedsiębiorcę, a w rzeczywistości pracuje jak etatowiec.
Obecnie wykrywanie fikcyjnego samozatrudnienia jest trudne, czasochłonne i często nieskuteczne – podkreśla „DGP”. Wymaga wizyty w terenie, analizy umów, przesłuchań i nierzadko inicjatywy samego zainteresowanego. Uruchomienie KSeF ma to zmienić – kontrole będą bazowały głównie na analizie danych z ZUS i Krajowej Administracji Skarbowej, a kluczową rolę przejmą systemy informatyczne. To umożliwi inspektorom pracy przeprowadzanie kontroli wycelowanych, a przez to niemal stuprocentowo skutecznych.