Główne zagrożenia KSeF: Jak postąpić w razie awarii systemu, gdy wysyłka towaru jest nieodzowna? Tryb offline i faktury zapasowe – praktyczne wskazówki.

Dynamicznie zbliżamy się do obligatoryjnego KSeF. Wszelkie firmy w Polsce zaczną używać jednolitego, centralnego systemu do generowania i przyjmowania faktur. Co to oznacza w praktyce? Najprawdopodobniej to, że system ten w pierwszych dniach, a nawet tygodniach będzie przeciążony, zacinał się lub ulegał awariom.

Temat: Największe ryzyka KSeF: Co zrobić, gdy system padnie, a towar musi wyjechać z magazynu? Procedury offline i faktury awaryjne – praktyczny poradnik.

W takiej sytuacji nieodzowne stają się procedury w trybie offline, które pozwolą na sporządzenie potrzebnych faktur. Rodzi się także pytanie – co zrobić, jeśli KSeF nie funkcjonuje, a produkt musi fizycznie wyjść z magazynu? Bez względu na to, czy mamy do czynienia z działalnością jednoosobową, czy też rozległym przedsiębiorstwem, wstrzymanie ekspedycji, nawet na krótki czas, może powodować istotne straty finansowe, sankcje umowne lub naruszenie łańcucha dostaw. Niżej objaśnię, czym są metody offline i tzw. faktury rezerwowe oraz doradzę, jak przygotować organizację na przypadek niedostępności systemu.

KSeF a moment wystawienia faktury

Należy na początku zaznaczyć, że w modelu obowiązkowego KSeF chwila wystawienia faktury jest nierozerwalnie związana z jej przesłaniem do systemu i przypisaniem numeru identyfikacyjnego. Oznacza to, że w momencie rzeczywistego wygenerowania faktury w programie księgowym podatnika, dokument ten jeszcze nie funkcjonuje w obrocie prawnym, a staje się to dopiero w momencie pomyślnego przyjęcia jej przez KSeF. Taka konfiguracja procesu fakturowania skutkuje tym, że w przypadku niedostępności systemu – np. wystąpienia usterki technicznej lub planowanej przerwy technicznej, lub w razie problemu z integracją API – firma traci możliwość wygenerowania faktury w standardowym trybie, innymi słowy w trybie online. Dla sektorów, w których wysyłka towaru jest realizowana bezpośrednio po transakcji, obowiązują ścisłe harmonogramy dostaw, a wydanie towaru jest automatycznie sprzężone z dokumentami sprzedażowymi, brak możliwości wystawienia faktury może nawet doprowadzić do zatrzymania ich działania.

Czy bez faktury w KSeF towar może wyjechać z magazynu?

W obszarze obrotu gospodarczego faktura pełni kilka ról. Przede wszystkim stanowi dowód transakcji sprzedaży (przychodu) dla potrzeb rozliczeń podatkowych, ale również jest fundamentem rozliczeń między stronami, a często bywa także dokumentem kontrolnym w czasie transportu towarów. Jednocześnie przepisy podatkowe nie warunkują samego faktu wydania towaru od istnienia faktury VAT. Obowiązek wystawiania faktur za sprzedaż to jedno, a możliwość faktycznego wydania towaru – to odrębna kwestia. Wydanie towaru może być realizowane np. na podstawie dokumentu WZ-wydanie zewnętrzne. Problem może jednak wyniknąć, jeśli regulacje wewnętrzne firmy lub wymogi kontrahentów oraz przewoźników sugerują konieczność powiązania faktury z procesem wydania lub przyjęcia towaru. W wielu sytuacjach bowiem:

system WMS (oprogramowanie do zarządzania działaniami w magazynach) uniemożliwia wydanie towaru bez wprowadzenia numeru faktury;
klienci wymagają dokumentu sprzedaży przed akceptacją dostawy;
zasady compliance w organizacji wymagają sporządzenia faktury przed realizacją wydania lub wysyłki towaru.

W takich okolicznościach usterka KSeF oznacza realne zagrożenie dla ciągłości operacji.

Procedury offline – czy są wybawieniem dla przedsiębiorcy?

Patrząc realistycznie, raczej nikt (włączając w to projektantów Krajowego Systemu) nie oczekuje, że KSeF od samego początku będzie funkcjonował bez jakichkolwiek problemów technicznych, spowolnień, blokad czy wyłączeń wynikających z nadmiernego obciążenia ze strony użytkowników. Na szczęście regulacje prawne dotyczące działania KSeF uwzględniają sytuacje, w których przedsiębiorcy mogą zastosować tzw. tryb offline oraz tryb awaryjny. Należy jednak pamiętać, że nie każda niedostępność systemu automatycznie umożliwia ich zastosowanie. Możemy wyszczególnić dwa podstawowe scenariusze, gdy KSeF nie działa. Pierwszy przypadek to ten, gdy niedostępność KSeF wynika z przyczyn leżących po stronie administracji. Jeżeli system jest niedostępny z powodów zależnych od organów publicznych (np. awaria platformy), podatnik ma możliwość wystawienia faktury poza systemem, w tzw. trybie offline. Drugi przypadek dotyczy problemów technicznych po stronie podatnika, takich jak:

awaria systemu księgowego podatnika;
problem związany z integracją API;
niedobory personelu lub problemy organizacyjne.

Procedura offline – jak wygenerować fakturę poza KSeF?

W zależności od przyczyny braku dostępu do KSeF, ustawodawca wyodrębnił trzy tryby:

tryb offline,
tryb offline 24, oraz
tryb awaryjny.

Tryb offline – planowana niedostępność KSeF

Tryb offline jest przewidziany dla sytuacji, gdy KSeF jest wyłączony z powodu zaplanowanych prac konserwacyjnych, zakomunikowanych przez Ministerstwo Finansów. W tym scenariuszu faktura jest generowana poza systemem i musi być wprowadzona do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po ustąpieniu przerwy technicznej.

Tryb offline24 – gdy brakuje połączenia internetowego

Jeśli w przedsiębiorstwie nastąpi brak dostępu do internetu, z pomocą przychodzi tryb offline24. W takiej sytuacji fakturę można wygenerować lokalnie, z zachowaniem obowiązującej struktury FA(3), a następnie przesłać ją do KSeF, jednak nie później niż w kolejnym dniu roboczym.

Tryb awaryjny – niespodziewana awaria KSeF

Możliwa jest również sytuacja, w której KSeF przestaje funkcjonować nagle, z przyczyn niezależnych od użytkowników. W takim przypadku Ministerstwo Finansów ogłasza awarię systemu. Właśnie wtedy podatnik ma możliwość użycia trybu awaryjnego. Faktury wygenerowane w tym trybie muszą zostać przesłane do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od momentu zakończenia awarii. Co ważne, dokument powinien być udostępniony nabywcy bezzwłocznie po jego utworzeniu, w sposób ustalony przez strony, a numer KSeF jest przyznawany dopiero w późniejszym terminie. Wybór odpowiedniego programu księgowego zintegrowanego z KSeF może znacząco uprościć pracę. 360 Księgowość zapewnia bezpłatną integrację, zawiera także tryb offline KSeF. Ponadto, oferowane jest bezpłatne wsparcie techniczne do programu.

Podsumowując

Podatnik wystawiający fakturę poza KSeF – bez względu na to, czy pracuje w trybie offline, offline24, czy awaryjnym – musi pamiętać, aby:

wykorzystać obowiązującą strukturę logiczną e-faktury – FA(3);
wystawić fakturę w formie elektronicznej;
zapewnić jej późniejsze przesłanie do KSeF w celu nadania numeru identyfikującego (chyba, że regulacje ustawy o VAT zwalniają z tego obowiązku);
udostępnić fakturę nabywcy w ustalony wcześniej sposób.

Obowiązek przesłania faktury do KSeF – w jakim czasie?

Fakturę wystawioną poza Krajowym Systemem e-Faktur należy wprowadzić do tego systemu niezwłocznie, gdy tylko stanie się to możliwe. „Niezwłocznie” oznacza w tym przypadku nie później niż następnego dnia roboczego od dnia jej sporządzenia. Jest to reguła odnosząca się do trybu offline i offline 24. W przypadku procedury awaryjnej fakturę należy wprowadzić do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia ustąpienia awarii. Przy czym, jeśli zostanie ogłoszona tzw. całkowita awaria KSeF (przekazywana w mediach), faktur nie przekazuje się do KSeF.

Ważne! Jeżeli w trakcie trwania 7-dniowego okresu pojawi się kolejna informacja o awarii, termin ten zaczyna biec od zakończenia ostatniej z ogłoszonych awarii.

Procedury offline – jak określić datę wystawienia faktury?

W trybie offline, offline24 oraz trybie awaryjnym obowiązuje ta sama zasada. Data wystawienia faktury jest wskazywana przez podatnika na dokumencie. W KSeF jest to data wpisana w polu P_1 struktury logicznej FA. Ta sama zasada obowiązuje również, gdy faktura została wygenerowana „online”, lecz jej wprowadzenie do KSeF nastąpiło po dacie zadeklarowanej w polu P_1.

A co z datą otrzymania faktury przez odbiorcę?

Podstawowa zasada mówi, że faktura sporządzona poza KSeF jest uznawana za otrzymaną w dniu przypisania jej numeru KSeF, o ile trafia do odbiorcy za pośrednictwem systemu. Tak jest w trybie offline oraz offline24. Jeżeli jednak faktura jest wystawiana na rzecz podmiotów wymienionych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (m.in. podmioty zagraniczne, konsumenci, nabywcy bez NIP) i została udostępniona poza KSeF, za datę jej otrzymania uważa się dzień faktycznego przekazania faktury odbiorcy, zgodnie z uzgodnionym przez strony sposobem. Dodatkowo, w trybie awaryjnym zakłada się, że jeśli numer KSeF został nadany wcześniej niż faktura faktycznie dotarła do odbiorcy, decyduje data faktycznego otrzymania dokumentu.

Kody QR na fakturach offline i awaryjnych

Wszystkie trzy procedury offline wykazują duże podobieństwo, co dotyczy również tej kwestii. W każdym trybie faktura przekazywana odbiorcy poza KSeF powinna zawierać dwa kody QR:

kod „Offline” – zapewnia dostęp do faktury w KSeF oraz możliwość sprawdzenia jej treści;
kod „Certyfikat” – służy do potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury.

Do wygenerowania drugiego kodu QR potrzebne jest posiadanie certyfikatu KSeF.

Potwierdzenie transakcji

Jeżeli faktura wygenerowana poza KSeF nie ma jeszcze nadanego numeru KSeF, a odbiorcą jest krajowy podatnik posiadający NIP, sprzedawca może przekazać mu potwierdzenie transakcji. W trybie awaryjnym potwierdzenie transakcji może być wydane również wtedy, gdy faktura została udostępniona odbiorcy w KSeF – jako dokument pomocniczy do chwili pełnej identyfikacji faktury w systemie.

Czy można wystawić fakturę korygującą w procedurach offline?

Jak się okazuje, faktury korygujące mogą być wystawiane zarówno w trybie offline, offline24, jak i awaryjnym. Jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej poza KSeF, wówczas w pierwszej kolejności należy przesłać fakturę pierwotną do KSeF i uzyskać jej numer, a dopiero potem można wystawić fakturę korygującą. W treści korekty musi być wskazany numer KSeF faktury korygowanej. Należy pamiętać, że faktura korygująca także podlega obowiązkowi przesłania do KSeF w terminach przewidzianych prawem.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google. Artykuł sponsorowany Udostępnij artykuł Newsletter Bądź na bieżąco z informacjami ze świata biznesu i finansów Zapisz się